论如何做好工程招投标的管理工作避免风险发生

【摘要】在工程准备前期作为建设者我们就应该考虑到在工程建设中可能存在的风险，进而采取相应的预防措施尽量避免或减少工程建设时发生风险，从而促使成本及工期得到有效预控。
【关键词】招投标管理；风险控制；
　　　
　　在工程项目实施阶段中,工程变更与索赔几乎是不可避免的,变更与索赔管理是风险管理的重要内容。对变更和索赔的成功管理直接有益于工程项目的工期和最终成本。无论作为业主还是承包商,一名工程管理者必须做到: (1)知道任何一种施工管理方法、施工技术或风险转移合同条款都不能完全避免施工风险。(2)了解欲采用的合同条款可能产生的风险种类和大小。(3)预先考虑到风险出现时所需的应对措施和方法。
　 　一、对于业主的风险管理
　　1、选择合理的建设管理方式
　　通常情况下,项目投资单位都采用项目业主或项目经理负责制来管理工程项目的建设和运营。有的业主对工程建设管理并不精通,他们可以寻找一个工程总承包单位,采用设计、施工一体化管理的模式,并且要求其提供履约保证金。这样可降低业主所承担的风险。有技术实力的业主可选用工程设计、施工分段管理的传统管理方法,这不仅可以对工程项目的设计、施工进行有效控制,而且便于对大型工程进行分解。
　　2、选择合适的施工方案
　　任何一个施工方案或技术措施都有其自身独特的优点和局限,都不可能保证不出现工程变更,有变更就有索赔。业主必须对施工方案中存在的风险进行考虑和评估。当采用新的施工方法和技术时,工程变更与索赔的风险会大大增加,所以必须根据工程项目的具体情况,确认适合的施工组织计划书。
　　3、预测可能出现的风险,防止、减少将会出现的争议
　　在业主选择了最适合的承包商后,就要协商、形成施工合同。合同谈判时,业主往往将合同中的承诺条款描述得不够准确,或根本就不了解承诺的风险。另外,在投标时,业主只是极力回避风险而忽略或低估了承包商执行合同条款的风险。一旦风险发生,承包商可能会因此失去执行合同的能力和信心,使工程的实施无法进行。
　　所以在谈判起草合同时,成功地预见不确定事件是必要和有可能的。完善的合同可以防止或减少争议,从而减少费用,并起到鼓励承包商提交准确标书的作用。工程变更和索赔管理必须事先预测争议,并为防止、解决争议做准备。
　　4、组建或选定争议仲裁机构
　　出现争议并不可怕,只要能妥善地进行处理,合同双方仍可愉快地合作。防止争议的技巧包括合作和激励两方面。常用的争议解决途径有: (1)监理工程师调解。由监理工程师根据实际情况和合同条款进行调解。( 2)组建争议评审委员会,由该委员会对争议各方提出的申诉进行评审,并做出裁决或提出解决方法。(3)仲裁。对通过调解仍不能解决的争议,由仲裁机构进行最终仲裁处理。成功的工程变更和索赔管理从工程开工之前就已经开始了,并且贯穿工程建设的全过程,它对缩短工期和降低工程成本是非常有益的。
　　 二、对于承包商的风险管理
　　1、在投标时考虑可能遇到的变更风险
　　承包商在招标阶段应意识到它面临的风险已经存在,这些风险在合同履行期间继续存在。一个有经验的承包商,在投标前就应熟悉所有的合同条件,了解可能遇到的风险。工程合同中风险转移条款应用的增加,极大地改变了工程建设各方对风险的认识。承包商必须在合同签约前就了解风险转移条款,并依据情况协商合同外的补偿,如让业主提供银行资信担保或通过保险转嫁给保险公司等。
　　2、工程变更的种类
　　工程变更是承包商遇到的主要风险之一。变更条款非常重要,承包商和分包商经常利用这一条款来增加、弥补费用,这也往往引起工程争议。因此,承包商必须充分理解典型变更条款的内容及其范围。
　　（1）正规变更
　　业主颁发的“变更指令”。“指令”在某种程度上修改了合同条款、计划或规划。“变更指令”必须经业主签署,否则会成为无效“指令”,导致索赔时得不到补偿。
　　（2）建设性变更
　　这种变更或者遵照业主的口头或暗示指令,或者是起因于业主应负责的问题而进行的合同外工程的施工。比较常见的有: 1)在不完全的或不确切的合同文件之外增加的工程。2)起源于合同中没有要求的工程(额外工程)的非正式批准或口头指示。
　　（3）技术原因变更
　　在最初的合同、图纸和技术资料中,其提供的技术参数或文字描述虽与国家相关技术规范相符,但与工程实际情况不符,则需由工程各方协商变更工程技术方案或管理措施,在维护各方利益的前提下,确保工程的顺利进行。
　　3、工程变更处理
　　在工程出现变更时,首先应由监理工程师确认工程变更,并确认各方的权利和义务,合理计算出成本费用和工期延长。这样,一旦出现合同争议,在进行争议评审或仲裁时,承包商可以处于有利地位,可以得到应得的补偿。
　 　三、索赔
　　1、索赔资料的收集
　　额外费用和工期延长的索赔是由建设项目中的各种意外事件引起的,项目的各方都可以申请索赔。为了增加索赔成功的机会,索赔者必须有足够的证据、相应的文件，确定额外的费用、工期的数量和原因。很多事件能够引起工期和费用的增加,其中有些是可索赔的,但必须证明事件的存在及引起事件的原因。因此,合同各方必须以事件和文件为依据,辨别、记录可能发生或已经发生的事件对工期和费用的影响。成功的索赔者必须以事件和文件为依据,记录可能发生和已经发生的影响工期和费用的事件,并以记录为依据来跟踪索赔的结果。
　　2、按索赔程序进行索赔
　　合同中规定了提出索赔的程序及时间要求,索赔方一定要及时地提交索赔申请书。如果索赔方没有按合同要求及时出示书面索赔通知,可能会导致索赔失败。因此,索赔方必须意识到及时准确的申请通知和合理的文件证明,对索赔的成功是至关重要的。它可能成功地阻止对方拒绝索赔。
　　 四、结语
　　成功的工程变更和索赔管理要求项目各方(项目业主、项目承包商和监理工程师)都要重视它,并做好准备工作。如果工程变更和索赔得到及时解决,对建设各方和建设项目本身都是非常有益的。因此,在工程招标阶段实施有效的风险预警管理,未雨绸缪,是保障工程项目顺利进行的基础和必要前提。