浅谈工程签证单、变更单、洽商单、联系单的区别与本质

工程签证

是指在施工合同履行过程中，承发包双方根据合同的约定，就费用补偿、工期顺延以及因各种原因造成的损失赔偿达成的补充协议。

工程变更

是在工程项目实施过程中，按照合同约定的程序，监理人根据工程需要，下达指令对招标文件中的原设计或经监理人批准的施工方案进行的在材料、工艺、功能、功效、尺寸、技术指标、工程数量及施工方法等任一方面的改变，统称为工程变更。

工程洽商

是工程实施过程中的洽谈商量，参建各方就项目实施过程中的未尽事宜，提出洽谈商量。在取得一致意见后，或经相关部门审批确认后的洽商，可作为合同文件的组成部分之一。

工程联系单

用于甲乙双方日常工作联系，只需建设、监理（或设计）、施工单位签认。

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法务角度理解      

法务角度考虑，直白的说这张白纸怎么变成红钞票是结果，那我们就要从法务角度出发去分析讨论，就要从增减合同额的文件证据讨论。

通过《GF-2013-0201建设工程施工新合同范本》参考标准资料 中 分析，只有变更单和签证单是甲乙双方结算的证据，那么洽商单和联系单只是一个辅助证据不能作为结算的直接证据，要成为直接证据还得通过事件流程办理才会让审计或第三方有据可依。

签证单是施工单位发放给甲方的文件，双方签字（可能有监理方）确认就可以增减合同额；变更单是甲方（设计或监理）发给施工单位的文件，甲方确认施工单位接收就可以增减合同额；洽商记录单一般是施工单位在施工过程中发现合同内未包括或设计不明确的双方进行沟通的一个记录证据，事件未发生或者发生后进行洽谈的记录证据，证据只能证明有这么一件事，但事件已经完成待确定；联系单是施工单位或甲方进行通知沟通的一个单据，用口头或电话说不清楚或理解有歧义时要进行书面通知，双方签字只表示知道这件事的，但事件发生还没有发生待下一步确定。

通过上述分析，很显然从文件流程上理解，洽商单和联系单都是没有最终结果的证据，指向增减合同额的证据必须是签证单或变更单。

2    

成本运营角度理解      

成本经营角度考虑，通过该文件增减合同额的数据大小是结果，我们要从成本运营分析怎么能控制好工程利润多少是关键，从文件的内容分析讨论。

签证单可视为补充合同，只要签证形成三方签字（施工方、甲方现场、监理）就可以增减合同额。签证内容必须要充足的理由签证，不然审计结算时会由各种理由驳回签证文件，文件的签字若是甲方现场人员或监理人员失职造成的那就视为无效签证；变更文件内容是分为技术变更和费用变更，技术变更涉及的经济费用少可忽略不计，一般情况施工图纸变更都是有变更通知单附件由变更图纸组成，变更通知单（A4纸尺寸）属于合同增减额的证据组成部分；洽商记录单是施工过程中的流程管理，内容比较简单描述并不是很准确，由洽商记录单转变成签证文件可以经过现场双方核实后确认并办理，由于各方管理不到位或适施细则未明确导致时间拖延，发生的事实项目确认就很困难，所以必须在洽商记录单中明确事件的描述清楚；工程联系单的内容更简单，具有非正式或者先让对方知道事件要发生的一个证据，或在签证办理过程中出现争议和分歧时现场项目部人员会得到直接指向事件的文件。工程联系单可视为对某事、某措施可行与否、变更替换或代替等的一个请求函件。有时施工企业会以申请报告的形式代替工程联系单，申请报告比工程联系单内容多，事情发生的描述更清楚，理由事实讲述明白能让甲方更容易接受的经济补偿方式。

成本管理人员必须了解该类文件的具体内容及事件经过，决定合同额的数据大小以及判断流程中可能出现的失控并出具相应的对策。洽商单和联系单在成本管理人员角度理解就是一个增减合同额的辅助证据。

3    

项目角度理解      

项目管理人员角度去考虑，该类文件都是应该参与管理的事情，为质量、安全、成本以及进度负责的对待每个文件。

签证文件在项目部是难处理的，由于项目部管理人员技术水平较差，有时签证单应该描述清楚的未描述，简单处理签证后往往会在工程结算中产生较大的差异。一份签证流程办下来可能会拖延很长时间，关系到当事人担责和绩效问题，有可能签证会在工程结算时间点才会双方签字确认；变更文件在项目部的流程很短，设计部门出具由甲方项目部人员拿给施工方接收签字就可以，一些非设计图纸变更会在口头交接过程中未形成文件，事后当事人推责不予出具正式的变更文件；洽商记录单一般情况是在项目部甲方、乙方、监理三方通过例会形成的，坐下来协商解决事件的办法同时签订的一个书面文件，在项目部有洽商记录单就可施工，待正式变更单或签证单出具时双方再次确认就可以了；工程联系单一般是施工单位申请联系甲方项目管理人员或监理方的一个文件，口头协商时容易交接不清楚，以文件形式交接才会对事件发生更负责。

工程联系单是甲、乙双方的联系单，是反映出一个工程项目的真实建造过程，也是到索赔期间的有力的证明材料。项目部门加强管理有一定的警惕才会做到工程更完美。

工程签证单、变更单、洽商单、联系单都是有证明力的文件，但在编写时不能混淆理解，要把文件的编号分别编排。有很多施工单位造价人员对该类文件认知度不够，结算时未与现场沟通理解就申报，审计时产生的争议重新要求文件签认的当事人面对面认定事实。施工单位还有很多联系单和签证单重复申报结算，联系单发生的事件和签证单发生的事件相同，审计人员根据两个文件发生的工程部位和工序及施工流程判断出或怀疑重复结算金额。

举例说明联系单的本质。如甲供钢材未及时到场，施工方会出具一个联系单说明情况催促甲方供货，甲方确认后第二天供货材料就到场，此单并未作废但没有任何增减合同金额的意义。甲方如在施工当中，发现施工过程中出现施工作业错误分包队伍不听指令时，甲方项目管理人员也会发一份处罚的联系函要求整改，整改完成表现良好施工单位并不会受到处罚，该联系单就变成了甲方的行使权利的一个表现方式。

举例说明洽商单的本质。施工方在施工过程中发现图纸中框架柱标高与建筑地面标高不符，不能因为一个柱子标高就停止施工，施工方会很快出具一份洽商记录送达监理及甲方项目管理人员并确认事实，施工单位向甲方提供合理施工见意能够顺利施工为目标的文件，有时送达洽商单时甲方人员会手写在洽商单上注明涉及到经济费用按合同约定。

甲乙双方之间只要有文件形成就要管理到位，联系单和洽商记录往往是引起索赔的导火索，应当重视这类文件的重要性。一份文件形成不能单纯的从 某个门部分析， 也不能只从 合同某一方考虑，应该考虑全局工程建造的整体过程，特别的成本运营人员，死板的用制度约束当事人的责任和行为会发生更大的经济损失，当事人为了规避责任或逃避责任把一些担责的事情在发生时化解为无，到真正需要证据时就无法找到有力的证据支撑。