案例 | 中小学学籍管理中存在问题的审计方法

今年下半年，J省组织实施了中小学教育经费管理使用情况专项审计调查。笔者在审计中发现，教育部门学籍管理存在的问题具体表现在以下几个方面：

一是违规招收借读生。借读生通常指学籍学校与实际就读学校不一致的学生。审计发现，部分热点优质高中招收未达本校录取分数线的学生入校插班借读；部分热点义务教育学校招收户籍不在本校施教区且达不到本校转学条件的学生入校借读。

二是违规提供空挂学籍。空挂学籍即原籍学校为非因毕业离校学生保留学籍、造成人籍分离情况。审计发现，部分中小学原学籍学校为外出借读或离校学生在本校长期保留学籍、不及时按规定办理学籍转移手续，造成学籍空挂，违反了籍随人走的原则。

三是违规招收复读生。复读生通常指中考或高考后未升学，选择重读一年后次年再次参加高考或中考的学生。审计发现，部分热点高中普遍存在违规招收复读生插班就读情况。

四是违规招收非施教区内择校生。教育主管部门规定，义务教育阶段公办学校“划区招生、相对就近、免试入学”，但审计发现，部分当地热点学校接受非施教区内新生入学，并为其办理学籍。

上述问题影响了招生秩序，违背了教育公平原则。结合审计实践，笔者对上述问题提出如下审计方法：

一、数据和资料准备

获取数据前，审计组应从当地教育局了解本地义务教育学校的招生入学政策及本地高中的入学升学政策，并学习相关政策法规。所需数据如下：

1、从学校食堂取得校园卡充值系统形成的充值数据及消费数据表：包括学工号、姓名、证件号等字段；从学校非税收入系统导出学生每学年缴费名单，形成数据表：包括学工号、学生姓名、缴费金额、年级、班级等字段；从教务处取得每学年在校学生花名册，形成数据表：包括学生姓名、性别、学工号、入学年份、班级等字段；从学校教务处或智学网等平台导出每学年期中期末的“学生成绩表”：包括学生姓名、学工号、班级等字段。对比这四张表格，取学生的最大值，最终生成“20**级高*实际在校学生表”如下：

2、从省教育考试院取得学生“高考报名表”，应包含考籍号、姓名、身份证号、高考年份等字段；

3、从“省学籍管理系统”导出“学生学籍库数据表”及每学年的“毕业生历史学籍库数据表”，这些数据中需包括学生学籍号、身份证号、入学年份、学籍状态、姓名、性别等字段。

4、义务教育学段需从学籍管理系统中取得学生的户籍地址信息、家庭地址信息；

5、从义务教育学校获取经教育主管部门审核过的招生公告及具体施教区划分情况（包含小区名称）。

二、审计思路方法

在具体实施过程中运用上述数据进行审计，针对不同问题使用不同的审计方法：

1、审违规招收借读生的方法

步骤一：将“高考报名表”与“学生学籍库数据表”信息比对，运用vlookup函数筛查出报名信息与学籍信息不匹配的学生：在“高考报名表”后增加一列，输入vlookup函数如下：=VLOOKUP(学生姓名或学生学号,本学年学生学籍库,需返回某列值的列号,逻辑值False)，下拉填充，单元格返回值为#N/A的学生，即为在本校报名但无本校学籍的借读疑点数据（剔除在本校报名点报名的社会考生）。

步骤二：将“20**级高*实际在校学生表”与每学年“学生学籍库数据表”信息比对，在“20**级高*实际在校学生表”后增加一列，运用上述vlookup函数筛选出单元格返回值为#N/A的，即为实际在校就读但无学籍的借读疑点。将步骤二的借读疑点与步骤一的疑点整合后，与学校进一步核对确认。

2、审违规提供学籍空挂的方法

步骤一：在“学生学籍库数据表”中增加一列，通过vlookup函数关联“高考报名表”，通过vlookup函数筛查出单元格返回值为#N/A的学生，即为学籍在该校，但在其他学校报考的空挂学籍疑点。

步骤二：将“20**级高*实际在校学生表”与每学年“学生学籍库数据表”信息比对，在每学年“学生学籍库数据表”中增加一列，运用vlookup函数，关联当年的“20**级高*实际在校学生表”，筛查出单元格返回值为#N/A的学生，即为该校有学籍但实际不在校就读的空挂学籍疑点。

3、审违规招收复读生的方法

有两种方法可供参考：

方法一：通过整理和观察数据得出某所学校的复读疑点名单：整理从教育考试院取得的各学校高考报名信息，筛选出考籍号前两位数字（即第一次参加高考年份）小于本次高考年份的，即为该校的复读疑点数据；

方法二：同样可以运用vlookup函数将该校某年的“毕业生历史学籍库数据表”与当年的“高考报名表”比对，学生信息不在本校毕业生历史学籍库中但出现在当年“高考报名表”中的为复读疑点：运用vlookup函数，关联此学年的“毕业生历史学籍库数据表”，单元格返回值为#N/A的即为复读疑点，后续需与学校做进一步核对。

4、审非施教区择校入学的方法

热点学校的新生入学应保证户籍地址、房产、及家庭常住地址均在施教区范围内。应审计这类学校新生的户籍和家庭住址是否在施教区内，以此确定择校生名单，具体方法如下：

步骤一：首先从学校教务处获得经过教育局审核的“招生公告”，了解关于学校施教区的划分方案。

步骤二：将学生的户籍地址信息和家庭住址信息初步整理，形成“*省*市*区+家庭住址“的形式。

步骤三：获取高德地图API密钥，使用地理编码工具将学生户籍地址转换成坐标，再生成CSV文件保存户籍坐标；

步骤四：在QGIS软件中导入含坐标位置的新生录取名单信息，添加图层。

步骤五：将学生户籍地址信息与学校施教区叠加分析，筛选出非施教区内入学的择校生名单，再对每一位学生的情况具体分析，剔除政策优抚对象子女及部分特殊情况学生。