【投标书系列】标书基础及制作与注意事项

招投标的基本知识
招投标，其全称为招标投标，是一种因招标人的要约，引发投标人的承诺，经过招标人的择优选定，最终形成协议和合同关系的平等主体之间的经济活动过程。
招标人，也叫招标采购人，是采用招标方式进行货物、工程或服务采购的法人和其他社会经济组织。
投标人是指响应招标、参加投标竞争的法人或者其他组织。其中，那些对招标公告或邀请感兴趣的可能参加投标的人称为潜在投标人，只有那些响应并参加投标的潜在投标人才能称为投标人。
招标方与投标方交易的项目统称为“标的”。招投标交易的项目分类为工程类、货物类、服务类。工程类项目“标的”指的是项目的工程设计、土建施工、成套设备、安装调试等内容。货物类项目“标的”指的是拟采购商品规格、型号、性能、质量要求等。服务类项目“标的”指的是服务要保障的内容、范围、质量要求等。服务包括除工程和货物以外的各类社会服务、金融服务、科技服务、商业服务等，包括与工程建设项目有关的投融资、项目前期评估咨询、勘察设计、工程监理、项目管理服务等。服务招标中还包括各类资产所有权、资源经营权和使用权出让招标，如企业资产或股权转让、土地使用权出让、基础设施特许经营权、科研成果与技术转让以及其他资源使用权的出让招标等。
　 　招标的方式及组织形式
　 招标的方式
　　 按照竞争开放程度，招标方式分为公开招标和邀请招标两种方式。招标项目应依据法律规定条件、项目的规模、技术、管理特点要求、投标人的选择空间以及实施的急迫程度等因素选择合适的招标方式。依法必须招标项目一般应采用公开招标，如符合条件，确实需要采用邀请招标方式的，须经有关行政主管部门核准。
　　公开招标公开招标属于非限制性竞争招标，是招标人以招标公告的方式邀请不特定的符合公开招标资格条件的法人或其他组织参加投标，按照法律程序和招标文件公开的评标方法、标准选择中标人的招标方式。这是一种充分体现招标信息公开性、招标程序规范性、投标竞争公平性，大大降低串标、抬标和其他不正当交易的可能性，最符合招标投标优胜劣汰和“三公”原则的招标方式，也是常用的采购方式。依法必须招标项目采用公开招标应当按照《中华人民共和国招标投标法》规定，在指定的媒体发布招标公告。
　　邀请招标邀请招标属于有限竞争性招标，也称选择性招标。招标人向已经基本了解或通过征询意向的潜在投标人，经过资格审查后，以投标邀请书的方式直接邀请符合资格条件的特定的法人或其他组织参加投标，按照法律程序和招标文件规定的评标方法、标准选择中标人的招标方式。邀请招标不必发布招标公告或招标资格预审文件，但应该组织必要的资格审查，且投标人不应少于3个。由于邀请招标选择投标人的范围和投标人竞争的空间有限，可能会丢失理想的中标人，达不到预期的竞争效果及其中标价格。邀请招标适用于因涉及国家安全、国家秘密、商业机密、施工工期或货物供应周期紧迫、受自然地域环境限制只有少量几家潜在投标人可供选择等条件限制而无法公开招标的项目，或者受项目技术复杂和特殊要求限制，且事先已经明确知道只有少数特定的潜在投标人可以响应投标的项目，或者招标项目较小，采用公开招标方式的招标费用占招标项目价值比例过大的项目。
　　公开招标的优点：是可以最大限度地为一切有能力的投标人提供公平竞争机会，招标人可以有最大可能的选择范围，是最具有竞争性的招标方式。缺点是招标程序复杂，费用高，全过程所需时间长，参加投标的投标人数越多，中标的可能性越小，投标人为了取得成功交易需承担较大的风险。邀请招标由于被邀请参加的投标竞争者有限，不仅可以节约招标费用，而且提高了每个投标者的中标机会。由于不用刊登招标公告，投标有效期大大缩短，对采购那些价格波动较大的商品是非常必要的，可以减低投标风险和投标价格，然而，由于邀请招标限制了充分的竞争，因此招标投标法规一般都规定，招标人应尽量采用公开招标。
　　 招标的组织形式
　　 招标的组织形式主要有自行组织招标和委托代理招标两种。
　　自行组织招标招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行组织招标。自行组织招标虽然便于协调管理，但往往容易受招标人认识水平和法律、技术专业水平的限制而影响和制约招标采购的“三公”原则和规范性、竞争性。因此招标人如不具备自行组织招标的能力条件者，应当选择委托代理招标的组织形式。
　　委托代理招标由于招投标活动的周期一般比较长，过程也比较复杂，涉及的法律法规和政策性文件较多，在实际操作中，招标人或投标人往往委托专业化的公司即招投标代理机构来运作。招标人应该根据招标项目的行业和专业类型、规模标准，选择具有相应资格的招标代理机构，委托其代理招标采购业务。
　　招标代理机构是依法成立，具有相应招标代理资格条件，且不得与政府机关及其他管理部门存在任何经济利益关系，按照招标人委托代理的范围、权限和要求，依法提供招标代理的相关服务，并收取相应服务费用的专业化、社会化中介组织，属于企业法人。工程建设项目、机电产品国际招标、政府采购、中央投资项目等招标代理机构的资格认定标准以及招标代理业务范围必须分别符合以下规定：
　　①《工程建设项目招标代理机构资格认定办法》(建设部[2007]第154号令)《工程建设项目招标代理机构资格认定办法实施意见》(建设部建市[2007]230号)；
　　②《机电产品国际招标机构资格审定办法》(商务部[2005]第6号令)；
　　③《政府采购代理机构资格认定办法》(财政部[2006]第31号令)；
　　④《中央投资项目招标代理机构资格认定管理办法》(国家发展改革委[2005]第36号令)。
　　招标代理机构由于经过行政监督部门认定，相对招标人具有更专业的招标资格能力和业绩经验，并且相对独立超脱，能够以其相对专业化和信息方面的优势，可以为业主寻求到质量更优、价格更低、服务更好的产品与劳务的提供商，这无疑减少了业主的工作时间，提高了工作质量。因此即使招标人具有自行组织招标的能力条件，也可优先考虑选择委托代理招标。
　　 一次性招标和两阶段招标
　　 一次性招标是招标人选择一种招标方式，按照规定的招标程序，招投标双方一次性完成交易的招标形式。两阶段招标是把同一个项目分两次进行开标评标，招投标双方通过两个阶段完成交易的招标形式。两阶段招标一般适用于工程项目投资额巨大，或项目技术水平较高，或项目复杂性特殊性要求的,是招标人降低投资风险的重要手段。如大宗的技术性较强的采购项目，招标人选定一种招标方式后，第一阶段招标，从投标方案中优选技术设计方案，统一技术标准、规格和要求的技术标的招标活动；第二阶段按照统一确定的设计方案或技术标准，组织项目最终招标和投标报价，即进行商务标的招标活动。
　　按照招投标活动实施阶段划分，以建设工程施工项目为例，招投标活动一般分为四个阶段：
　　1、招标准备阶段。招标人填写《建设工程招标申请书》，报有关部门审批；获准后组织招标班子和评标委员会；编制招标文件和标底；发布招标公告；审定投标单位；发放招标文件；组织招标会议和现场勘察；接受投标文件。
　　为了保证潜在投标人能够公平地获取投标竞争的机会，确保投标人满足招标项目的资格条件，同时避免招标人和投标人不必要的资源浪费，招标人一般应当对投标人资格组织审查。资格审查分为资格预审和资格后审两种。
　　资格预审是指招标人采用公开招标方式，在投标前按照有关规定程序和要求公布资格预审公告和资格预审文件，对获取资格预审文件并递交资格预审申请文件的潜在投标人进行资格审查的方法。资格预审由资格审查委员会依据资格预审文件规定的审查方法、审查因素和标准，审查投标申请人的投标资格，确定通过资格预审的申请人名单，向招标人提交书面资格审查报告，招标人在规定的时间内以书面形式将资格预审结果通知申请人，并向通过资格预审的申请人发出投标邀请书。
　　资格后审是指开标后由评标委员会对投标人资格进行审查的方法。采用资格后审办法的，按规定要求发布招标公告，并根据招标文件中规定的资格审查方法、因素和标准，在评标时审查投标人的资格。
　　采用邀请招标的项目可以直接向经过资格审查、满足投标资格条件的3个以上潜在投标人发出投标邀请书。
　　2、投标准备阶段。根据招标公告或招标单位的邀请，选择符合本单位施工能力的工程，向招标单位提交投标意向，并提供资格证明文件和资料；资格预审通过后，组织投标班子，跟踪投标项目，购买招标文件；参加招标会议和现场勘察；编制投标文件，并在规定时间内报送给招标单位。
　　3、开标评标阶段。按照招标公告规定的时间、地点，招标人、投标方派代表出席开标大会，并有公证人在场的情况下，按程序要求当众开标；评标委员会对投标方进行询标、评标；投标方做好询标解答准备，接受询标质疑；等待评标决标。
　　4、定标签约阶段。评标委员会提出评标意见，报送上级主管部门批准；依据定标内容向中标单位发出《中标通知书》；中标单位接到通知书后，在规定的期限内与招标单位签订工程项目合同。
　　 招投标的一般程序
　 　标书的制作
　　 商务标
　　一、投标函/报价函
　　（1）投标函附表、投标商概况表
　　（2）法人代表资格证明
　　（3）授权委托书、被授权人身份证明
　　（4）投标保证金（缴纳证明）
　　（5）银行资信证明书
　　（6）报价一览表：各个产品分别报价
　　（7）对招标文件的认可、商务偏差说明
　　（8）承诺书、优惠条件
　　（9）招标文件的认同程度、意见或建议说明
　　（10）招标文件中的其他要求
　　（11）投标商认为适宜的其他材料
　 　二、投标商介绍
　　公司简介；组织（分支）机构；售后服务体系；获奖情况；相关业绩及证明材料（合同、检验验收证明）。
　　三、资质
　　营业执照、生产许可证、质量管理体系认证证书、资信证明；厂商产品授权（代理）书；项目进度一览表（职务、职称、业绩、证书等）。
　　四、其他说明
　　投标商概况一览表；主要设备介绍设备情况一览表；财务状况资料（审计报告、资产负债表、利润表、现金流量表等）；招标文件中的其他要求。
　　技术标
　　1、技术方案
　　（1）投标人技术情况表（2）生产加工设备一览表（3）服务方案响应差异表（4）售后服务承诺及优惠条件
　　2、项目实施方案
　　（1）质量管理目标（2）质量保证体系（3）质量保证措施（4）文件要求（5）人力资源控制（6）采购控制（7）项目进度（8）度要检测设务（9）生产厂房租赁合同
　　3、主要设备介绍
　　抓重点，不必要太详细，要有针对性介绍还可以提供产品彩页。
　　 制作标书的注意事项—前期制作
　　前期制作
　　 1、前期制作要点
　　（1）注意招标单位是否有特别的要求，不同的招标单位，它的格式以及排版要求都是不同的，如标书的组成、顺序、等，所以我们在做标书前应该第一件事是认真研读招标单位的招标文件，这也是招标中评委所依赖的评分、评标的依据，这样既可以了解标书的格式，也可以在评标中知道哪里可以和评委申述以及疑问的依据。
　　（2）标书一般都由商务部分、报价部分、技术部分组成。
　　1）报价部分；
　　A、注意认真核对大小写是否正确同时，还要核对是否大小写的数目是否相符；
　　B、分项报价部分同样要核对每一分项的报价，然后最后的综合报价大小写是否相符以及正确，所谓的大小写就是阿拉伯数字以及汉字中的壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万数字，这些数字不仅要会认还要会写，因为有的单位是需要二次报价的。
　　2、商务部分
　　税务登记证、法人授权书、产品授权书等，要严格按招标单位的要求顺序来，有的单位的在产品授权书这一项也有不同，有的是要求放在商务部分的，有的是要求放在最后的彩页前面，这是要认真研读后方可整理好的。
　　3、技术部分
　　技术部分由产品配置单、技术参数、招标参数偏离表组成，这一部分不仅是顺序问题，还有配置单也要按照标书中的产品顺序摆放。
　　其次，技术参数的书写要严格核对彩页，是否相符，因为有的评标人要较真你的参数和彩页不符时，即使就是一个手误也会成为一个瑕疵，就会给你的招标减去一个胜利筹码。技术偏离部分同样要核对彩页，如果有的优势彩页中并没有附加说明，我们就要审慎一点。
　　4、整体标书的时间
　　时间输入，其实这个平时也没有太大的注意，主要就是要在招标前的规定时间内就可以，但是问题就在新旧更替的时候，例如2011年的1月初招标通知出来，然后许多时候我们会寻找以前的格式来制作标书，然后把时间的月日改一下就可以了，于是我们的标书也成了去年的事了。所以等下一次有同事要在新旧更替时候做标书，确保要提醒他一下今年是2011年了，或者2012以此类推。希望这也能成为我们的一个公司团体效应的一个小元素。
　　5、再三检查无误后可以制作打印版。
　　正本制作与装订
　 　1、正本是整个招标的依据，所以要审慎再三，方可打印。
　　（1）被授权人签字和法人签字；
　　（2）在标书中，有需要被授权人签字的地方和法人签字的地方要注意，不可以签错地方，同时要确保不是同一个人签两个。
　　2、小签
　　每一页都要求被授权人在标书的右下方签字，这里首先注意位置不要太靠边以有利于装订，其次还是字的问题，要保证每一页的名字都是一样（尤其是帮人代签的时候），同时还要细化到保证每一个字都一样。
　　3、盖章
　　每一页都要盖上公司的章，认真审查尽量不要遗漏。
　　装订
　　1、副本制作；
　　审查无误后的正本，可以复印成副本，一般都是一份正本；二份副本。副本封皮下面的第一页也必须是印有副本的招标文件的首页。同时在每一份标书正面封皮上盖上章。
　　2、装袋
　　正本一份单独一袋分装，副本分装另一袋，然后密封，粘上密封条（密封条上的时间同样要注意），密封完毕后，在密封条上盖章（注意尽量一半在密封条上一半在密封袋上）。