浅议工程勘测设计投标对策

中铁大桥勘测设计院 开发部部长李文明

《中华人民共和国招标投标法》规定“大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目，全部或部分使用国有资金投资及国家融资的项目，使用国际组织或外国政府贷款、援助资金的项目，包括勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标”工程勘察设计企业依法参加投标竞争，依靠其经济实力、技术优势、社会声誉等手段，通过竞争承接任务占领市场、立足市场,不断地在市场中完善自己，在投标中战胜竞争对手，才能生存与发展。为此，研究工程勘测设计的投标策略，用以指导投标全过程的活动，就尤为重要。
一、领导必须高度重视。
工程投标是建筑企业在市场经济条件下为获得工程承包权而进行的经济活动，是建筑企业赖以生存发展的永恒前题，必须得到决策者的高度重视和亲自领导。
投标是法人的一种经济活动，当得到工程勘测设计项目的投标信息或邀请投标的函件时，是否参入投标，一定要由决策者决定。决策者从本企业的自身条件和本人的管理经验以及对市场信息的敏锐程度，判断企业以外的环境，通过综合分析，权衡得失，最终作出决策，采取企业行为。灵活高效的投标机构需要决策者的支持，重大项目的投标一定要有决策者的支持或亲自挂帅。投标机构的人员来自企业不同的部门，人员的协作分工需要有“决策者”来安排、协调，投标方案和报价也需要决策者最终拍板。一个重大工程项目的投标必须组成以主要决策者为首的投标领导班子，对投标总体工作实行“三统一分”即统一领导、统一规划、统一安排和科学分工； 对工程投标则要做到“三投一活”即领导力量投入、技术力量投入、经济力量投入和必要的公关活动。灵活应变，讲求实效，本着章法和策略并重，技术与社交同步的工作方法来实现工程投标，从而提高中标率。1998年9月大桥工程局勘测设计院（以下简称勘设院）对泰国八世皇大桥设计独立审核投标，由“一把手”亲自挂帅组织投标，经过分析信息来源可靠，设计单位是一家西方国家十分有实力的大公司。该公司曾对大桥院设计的汕头海湾大桥进行过设计审核，对该公司的基本信息清楚。项目业主是泰国政府，施工承包单位是一家中资外国企业。通过认真的综合分析认为项目资金、设计、施工等情况均较好。在院长指挥下，由著名专家组成精干的机构参加投标活动。经过激烈的竞争，战胜了西方国家有实力的几个对手，最终一举得标。实践证明，投标决策者应着重抓紧如下几方面的工作。
1、增强企业的社会知名度。 首先，知名度和声誉是企业的无形资产和社会形象，是企业整体素质、经营水平、技术高低、能力强弱、产品质量优劣、恪守合同、优质服务、竞争能力的综合反映。在大中型工程项目勘测设计招标中，业主在选择中标企业时，特别看好知名度高和声誉卓著的勘察设计企业。重庆綦江大桥垮塌事件出现以后，业主和评标专家组更加重视这一点，即使这些企业的标价略高一点也在所不惜而取之。宁波招宝山大桥主梁的断裂，震惊全球桥梁界，中央电视台二次暴光，中央领导人也有重要批示。在拆除和重建招宝山大桥的招标中，勘设院最终以方案优、工期短、声誉高、经济效益好而一举得标。
为此，从决策者到每个职工都必须高度重视企业的声誉和知名度的提高。决策者要带头居安思危，充分认识企业的声誉和知名度是企业的灵魂，是企业最珍贵的无形资产。
其次，要依靠自身实力，努力创造优质工程、牌子工程、窗口工程等，要千方百计多获得国家、部门、地方各级授于的“重合同、守信誉、老字号”等光荣称号。
第三，企业要加强媒体宣传企业的光荣经历、勘测设计能力和已取得的优异成果，认真做好企业简介、宣传画册、设计效果图、工程录象带的编制和更新，通过各种渠道和新闻机会向社会广泛介绍自己。扩大社会影响，提高企业的社会影响力和知名度。第四，充分发挥企业内的技术权威和知名人士的“名人效应”。根据工程结构类型上不同的专家，如钢结构就上“钢霸”，悬吊结构就上上“吊霸”；大型深水基础就上“基霸”等积极推行“名人效应”增强竞争力度。
2、投标过程管理。投标工作机构的人员不在多而在精,要求一专多能,即“四懂一会”（即懂业务、懂技术、懂经济管理、懂法律商务，会外语）。投标小组的负责人，应由业务知识全面，组织能力较强的同志来担任，对全盘工作起领导和指导的双重作用，必要时由企业决策者亲自担任投标审查组、投标审定组等机构的负责人。重视投标资料的积累，采用现代化的计算工具和先进的文整设备工作。机构的基本职能和具体工作程序要明确。投标文件的文整质量力求尽善尽美。所有文件、图纸等内容均属企业商务秘密，要严格保密，不能泄密。投标过程结束后，投标小组要及时进行工作总结，分析得失原因，并书面归档。决策者要论功行赏，以励再战。
3、重视公共关系工作。 公共关系工作是企业在市场经济体制下的一项新的管理职能。是企业文化建设中的一个重要组成部分，每个企业都处于一定的公共关系之中，都在自觉或不自觉地创造或保持一定的公共关系。企业不仅要用高质量的产品和服务来赢得买主，而且还必须要与广泛的未来买主保持信息联系。随着社会主义市场经济体制的建立和完善，企业的市场竞争已经从产品的品种、质量、技术、价格诸方面的竞争进一步扩展到企业整体形象的竞争。要赢得良好的社会环境、树立美好的企业形象，必须大力开展PR（公共关系工作）=P（自己行动）+R（被动认识）活动。因为企业形象使企业获得市场，取得良好的经济效益。现代社会生活中，各个组织、团体和个人之间各种的矛盾，工程勘测设计工作中难免出现的差、错、漏、碰，需要协调，需要沟通信息，减少摩擦，在很大程度上都必须依赖于良好的公共关系。
做好公共关系工作，必须把握四个基本环节：调查评估、制定决策、传播沟通、反馈调整。做好三投入——领导力量投入、技术力量投入、经济费用投入，加强四个宣传——宣传企业信誉、宣传企业整体素质、宣传企业的辉煌历史、宣传企业各方面的优势。公关工作人员，必须具备四种能力，既与各类人相处的能力；传播与宣传的能力；较强的组织能力；想象、创造能力。人“强”才能开拓，开拓才有收获。
二、信息必须广为搜集
信息管理学指对勘测设计市场、建筑市场、产品销售市场、劳务市场、同行业竞争对手的有关情况等信息进行搜集、整理、跟踪、分析、核实、论证、决策的全过程管理。企业要有信息管理部门，负责对全部经济信息统一归口管理。积极向社会广泛搜集有关信息，各级部门应及时向主管信息部门以书面形式定期或不定期的保送经营信息，主管信息部门定期编写"内部信息简报”，开展信息交流，达到资源共享的目的。信息管理实行卡片动态管理。信息管理部门收到信息后，应及时对其进行鉴别、分析、核实，有选择地确定追踪信息，追踪形式可通过电话、传真、函件或派员前往追踪。重大项目信息应及时报主管领导作出高层决策。
企业的开发信息、计划、措施、会议文件、投标前的函件、竞争对手的有关情况等内容均属企业商业秘密，合同签定后，对于信息的来源，即提供信息人员、渠道、企业交往活动过程等亦属商务秘密；正在开发的新技术软件和未经鉴定的技术成果、投标、议标文件等均属商务秘密。企业各部门和个人严禁向外泄漏，并建立相关的保密制度，严格执行。