工程商务函件实务与实例

在总承包企业工程商务活动中，写商务函件是每一个主办商务人员、商务经理少不了的经历，更是一项基本功，体现商务人员的专业素养、考验商务人员的写作能力、语言组织能力。

不论是在投标期间（签约前）、履约期间（签约后-结算报送前）、还是项目结算直至履约结束前（结算至付款完结合同自动失效），这三个重要的所谓的“三次经营”期间，都可能会发出或收到各种商务函件（甚至包括律师函）。

商务函件种类繁多，投标期间的澄清函、报价函、提醒履约函、催款函、议价函、索赔函等等，站在总承包人的角度，面对的对象可能是发包人、造价咨询公司、监理公司、管理公司、分包方、供应商、甚至当地行政管理管理部门等等。

有时候我们绞尽脑汁，写好一篇函件，发给领导审阅后，发现被改的面目全非发回重写，那种让人崩溃的心态，仍历历在目。

一份好的商务函件，应该是简练的、直达主题，让对方能直观的了解你的意图：

写函件之前首先要搜集你表达观点的各种素材，如合同条件（含清单）、技术规范、图纸、变更、现场照片、分包报价书、计价规范、定额或定额解释说明等等各种素材，如果素材较多，可以就手头的素材先开始文字部分，需要的时候再去抽空找，尽量一次找全为好。

素材搜集好后便可以开始了，找一个安静不受打扰的空间，平心静气的书写。不要指望一次就能成稿，完成之后还需要多次的润色、修改，有些重要的函件还需要各级领导审阅无误之后才能发送。

大型的索赔函件（尤其是一揽子索赔）甚至是一项系统的工程，需要跨部门，多次会议、商讨、繁多的素材、证据，历经很长的时间才能最终完成。

下面的案例某项目的一份函件，同事们写好后我做了大幅的修改，加上了很多的附件，在此分享给大家，有不妥之处望指正。

【案例】某项目一体板综合单价核定异议的函件：

一、 前提情要：

某项目外墙原设计为传统的岩棉保温+真石漆饰面，因为工期特别紧张，考虑到诸多因素，发包人将其修改为外墙装饰保温一体板。

就此项变更承包人报送了新的综合单价，在发包人的主持下，发包人聘请的造价咨询公司与承包人经过多轮的面谈，最后都达不成一致意见，双方差距较大，造价咨询公司出具综合单价审核意见交给发包人，发包人将其审核意见以附件形式转发给承包人。

为此，承包人提出异议。下图一是函件中造价咨询公司的主要观点：

图一

该定额子目12-259子目全称：“粘贴并点锚装饰保温一体化板氟碳喷涂铝板承包人”，对此，承包人提出异议。

现场实际使用的是双面硅酸钙板中间复合岩棉材质的装饰保温一体板，当地定额中没有完全一样的子目，而造价咨询选用的当地定额子目材质为铝板复合岩棉的一体板，当地定额子目详情见图二：