商务经理成长记实017：建立变更索赔结算的管理体系

新基公司在组建成本合约部前，变更索赔结算一直处于无管理的状态，潘宇对遗留的十多个项目结算进行了梳理，发现了很多问题，比如：过程资料缺失、变更索赔没有合同依据、项目管理人员调离原来的工作岗位等等，这些都给项目的结算带来了很大的阻碍，其中：有一个项目已经完工五年，尚未办理竣工结算；另一个项目停工后没有履行中间验收手续，也未办理中间结算；还有两个项目，竣工结算原件怎么也找不到，业主因此不给支付工程尾款。

潘宇当时面临的就是这么一个现状，所以在啃下南、北两个项目结算的硬骨头后，潘宇安排部门的张静来全面负责变更索赔结算的管理，三个月后，新基公司正式颁发《工程变更索赔管理细则》和《工程竣工结算奖励办法》，并且把变更索赔结算工作正式纳入到公司对项目的经济责任制考核体系中。

以下是新基公司《工程变更索赔管理细则》的管控要点：    

1.岗位设置    

项目部（或区域项目部）必须配置专职造价管理人员，大型项目部（或区域项目部）应该设立商务经理的岗位，负责成本管理和变更索赔管理的工作。

2.索赔原则    

2.1项目经理是索赔管理的第一责任人

2.2索赔要以合同为依据

2.3索赔要注重前期策划和过程的及时签认

2.4索赔要注重原始证据的收集

2.5索赔要注重施工技术资料的管理

3.索赔分类    

3.1按索赔的目的分：包括工期索赔、费用索赔；

3.2按索赔的依据分：包括合同规定的索赔、非合同规定的索赔；

3.3按索赔的对象分：包括索赔和反索赔。

3.4索赔通常指项目部向业主提出的索赔；反索赔常指业主向项目部提出的索赔。

4.索赔证据    

包括：合同协议书；中标通知书；投标书及附件；合同专用条款；合同通用条款；标准、规范及有关技术文件；图纸；工程量清单；工程报价单或预算书；工程变更、来往信函、指令、通知、答复、会议纪要；工程技术资料等。

5.索赔内容    

不利的自然条件与人为障碍引起的索赔；工期延长和延误索赔;加速施工的索赔；因非承包商的任何责任和原因引起施工临时中断和工效降低引起的索赔；业主不正当地终止工程而引起的索赔；业主风险和特殊风险引起的索赔；物价上涨引起的索赔；拖欠支付工程款引起的索赔；法规、货币及汇率变化引起的索赔；因合同条文模糊不清、错误引起索赔。  

6.索赔策划    

中标后，项目部编制工程变更索赔策划方案，对项目变更索赔进行策划，确定项目变更索赔定位，找出项目变更索赔点，工程变更索赔策划方案是整个项目变更索赔工作的纲领。项目部在公司责任成本下达后15日内编制工程变更索赔策划方案，并上报公司备案或审批。  

工程变更索赔策划方案的内容主要包括索赔目标的确立、索赔程序和索赔工作标准的建立、项目人员索赔工作分工、对合同条款的研究及对策，对施工条件变化、设计变更、地质资料变更、合同外项目、三通一平、原地面标高、开挖后标高、工程资料报验、价格调整、暂定金额、新编单价、补充定额、材料发票管理、工程停工、补充合同的签订等进行详细的分析和研究，有针对性的制定策划方案，并明确具体执行人和负责人。

7.索赔程序    

7.1项目部应在索赔事件发生后28天内（或合同约定的时间内），向监理递交索赔意向通知书，并说明发生索赔事件的理由。

7.2项目部应在发出索赔意向书后28天内（或合同约定的时间内），向监理正式递交索赔通知书。索赔通知书应详细说明索赔理由以及索赔金额和（或）延长的工期，并附必要的记录和证明材料。

7.3索赔事件具有连续影响的，项目部应按合理时间间隔继续递交索赔通知，说明连续影响的实际情况和记录，列出累计的索赔金额和（或）延长的工期。

7.4在索赔事件影响结束后的28天内（或合同约定的时间内），项目部应向监理递交最终索赔通知书，说明最终要求的索赔金额和（或）延长的工期，并附必要的记录和证明材料。

7.5当业主向项目部提出索赔时，项目部必须按合同约定的时间进行回复，同意或者对反索赔并提出自己的意见。

8.内部索赔程序    

对项目内部索赔的发起、批复进行规范，具体内容和程序如下。

8.1索赔事项发生3日内由发起人根据索赔事项的性质提出项目索赔意向，填写索赔意向表（见附件5）。

索赔意向表（空白表）由预算员提供电子版格式。

设计变更类的索赔由项目总工程师发起，现场签证类的索赔由项目副经理发起，价格变化类的索赔由项目预算员发起。

8.2项目经理2日内做出批复，进行工作安排，包括：是否同意索赔；按生产、技术、预算等内容指定明确责任人；明确有效的索赔基础资料完成时间；其他。

8.3预算员根据项目经理的批复，对索赔意向表进行统一编号，通知相关责任人并组织会签，会签完成后，复印件发送给相关责任人，原件留预算员处保存并建立台帐。

8.4索赔由经营副经理（或主任造价师、预算员）主责，相关责任人按项目经理批复时间提供满足索赔文件编制要求的有效基础资料给预算员，预算员负责留存所有有关原件。

有效基础资料是指：涉及到索赔的原始测量资料、施工方案、图纸、工程量计算书、工程业务联系单等要有监理、业主的书面确认或形成会议纪要，有正式的设计变更图纸、通知单等。

8.5根据合同约定的时间和内容启动对业主的索赔程序。

8.6“索赔意向表台帐”随月度考评资料按时上报公司预算定额部。

8.索赔资料    

9.1建立完整的索赔档案    

索赔档案包括的内容：索赔事件序号、索赔事件名称、申报金额、批复金额、上报时间、批复时间、索赔依据、索赔负责人、索赔进展情况、与监理业主的分歧、工程量及单价计算原则、需要项目部领导及其他职能人员配合解决的问题、需要公司解决的问题等。

索赔档案包括的台帐：合同中关于费用条款的摘录、与费用相关的工程业务联系单台帐、设计图纸变更台账、与费用相关的会议纪要台账、业主计量台帐、工程索赔证据清单台帐等。

9.2索赔的技术资料    

包括：技术规格书、施工组织设计、施工图、竣工图、中间交工验收图、设计变更图、地质资料、水深图、设计变更通知单、船机进退场手续、原始测量资料、分部分项工程验收资料、工程数量计算书、工程业务联系单等。

技术资料必须经过监理（或设计）、业主的签字、盖章。

索赔的技术资料、原始资料必须要经得起各方审计,相互之间存在依附关系，技术资料要形成自身的闭合，更要与索赔经济资料形成闭合  

9.3索赔的经济资料    

包括：招投标文件、合同文件、相关定额及取费标准、造价信息、材料发票、合同外项目单价组成分析、索赔费用计算书、索赔相关证据等。

10.索赔结果    

10.1及时性    

每件索赔事件上报后，索赔结果在监理收到索赔通知书或有关索赔的进一步证明材料后的42天内（或合同约定的时间内）及时获得监理、业主的确认，及时与业主签订补充合同。  

10.2效益性    

索赔结果必须能够弥补索赔事件的成本支出和可能失去的机会成本，并能够获取合理、正当的利润。

10.3可追溯性    

索赔结果要有足够的证据和技术资料作为支持，索赔立项理由、索赔技术资料、索赔经济资料必须要以合同为依据，必须经得起各方面的审计，索赔资料的原件必须保存完整，做到专人管理、及时归档。

11.竣工结算    

11.1竣工结算的内容    

11.1.1编辑竣工结算资料

竣工结算资料统一装订成册，并编制目录，包括投标图纸，设计变更图纸，业主、设计、监理、施工单位之间往来的工程业务联系单，工程量计算书等。

11.1.2编制竣工结算书

根据竣工结算资料编制工程竣工结算书，在每一个合同分项的备注上注明工程量的出处及对应竣工结算资料的位置；在每一个现场签证及设计变更分项的备注上注明编制此分项所依据的工程业务联系单以及此工程业务联系单在竣工资料中的位置及编号。

11.2竣工结算的程序    

11.2.1工程竣工验收报告经业主认可后28天内（或合同约定的时间内），项目部向业主提交竣工结算报告及完整的结算资料。

11.2.2项目部在提交竣工结算报告及结算资料后28天内（或合同约定的时间内）与业主进行核实和确认竣工结算价款。

11.2.3项目部收到竣工结算价款后14天内（或合同约定的时间）将竣工工程交付业主。

11.2.4如果业主要求工程中间停止施工，项目部按合同约定或与业主沟通，及时办理工程项目中间结算。

附表1：项目工程索赔管理考核评分表  

附表2：项目工程索赔管理职能分工表  

附表3：项目工程索赔各类台帐参考格式  

附件4：工程竣工结算参考格式及内容  

附件5：变更索赔意向表