（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；
（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（3）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（4）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。
采购人与采购代理机构签订协议，委托采购代理机构处理竞争性谈判事宜，如果采购单位自己可以独立完成竞争性谈判文件的编制以及处理竞争性谈判事宜的也可以自己处理，就不需要找代理机构了。
谈判文件是供谈判方制作报价文件和谈判方案、参加谈判以及谈判小组成员在谈判过程中使用的有关材料。竞争性谈判文件主要包括以下五个部分：
供应商受邀请的条件以及邀请的方式应遵循竞争性谈判文件所确定的供应商资格条件和邀请方式及的相关规定。一般有两种方式，即采取公开邀请方式和有限邀请方式。
指在政府采购管理机构（财政部或省、市财政部门）指定的政府采购信息发布媒体上公开披露采购信息，刊登谈判采购邀请函，广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式。
指在政府采购供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商，以送发书面邀请函的办法邀请其前来谈判的一种方式（邀请过程应自觉接受监督）。
供应商根据竞争性谈判的要求，编写响应文件，在规定的时间地点密封递交。
对于谈判小组的组成，《政府采购法》第三十八条有明文规定。在实际操作中，一般可由有关专家、集中采购机构代表、采购单位代表三方面人员组成，人数为3人以上的单数，其中专家人数应占三分之二以上。其中专家名单通过随机抽取方式确定，在谈判开始前，谈判小组名单应严格保密。
谈判小组根据顺序与供应商就采购需求、质量、服务、报价进行谈判，进行第一次报价。
谈判小组根据第一次谈判的结果，就采购方关心的问题再次谈判，进行第二次报价。有的地方只进行两轮报价就可以了，有些地方还需要进行最终报价。
投标最终报价是投标单位以标书编制的预算价（标价）为基础，综合考虑各种因素后对预算标价进一步修订的报价。最终报价很关键，成败就在此一举了，基本上价格最低就可以中标了，当然产品的技术、质量肯定也得满足要求。
采购人应在收到评审报告后5个工作日内，从评审报告提出的成交候选供应商中，按排序由高到低原则确定成交供应商，也可书面授权磋商小组直接确定成交供应商。
采购人对评审报告确认并确定成交供应商后，应书面回复集采机构。采购人逾期未确定成交供应商且不提出异议的，视为确定评审报告提出的排序第一的供应商为成交供应商。
（1）采购人和采购代理机构的名称、地址和联系方式；
（4）主要成交标的的名称、规格型号、数量、单价、服务要求；
（5）磋商小组成员名单。采用书面推荐供应商参加采购活动的，还应当公告采购人和评审专家的推荐意见。
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知识点：竞争性谈判
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