供应商选择审计：20个常见问题及24大审计程序（附案例）

一、  应审查的内容

• 供应商来源：供应商来自于公司内部员工推荐、网络比选、供应商自荐，均应当具有来源档案记载，重点审查供应商与内部员工之间，供应商与供应商之间的密切关联关系。

• 供应商考察：根据采购管理制度邀请相关部门进行供应商考察，审查供应商考察程序的合规性，从供应商考察过程寻找舞弊线索。

• 供应商准入：考察供应商之后，对供应商的资质、规模、综合实力等进行考评，按照采购管理制度规定的权限进行入围审批，重点审查入围审批过程记录的真实性、完整性，供应商评分、选择时是否存在不公平。

• 供应商中标：按照比价结果，根据采购管理制度，选择合理低价或最低价报价单位，重点审查未选最低价中标原因，未选最低价中标的审批。

• 供应商管理：对供应商进行履约评估，重点审查评估为不合格的供应商是否继续合作，继续合作的理由及审批，优秀供应商的评判标准。

二、所需的资料

采购管理制度、操作流程、供应商管理办法、合格供应商名录、备选供应商名录、招标文件、投标文件、合格供应商评审表、供应商评定表、履约评估表等相关资料。

三、审计程序

（一）访谈采购部人员，了解供应商分类的标准、供应商准入标准、选择供应商的标准和操作流程，具体可包括：

1、合格供应商的标准；

2、候选供应商的数量；

3、供应商的选择过程（如是否经过招标、竞争性谈判及比价议价，是否由各业务部门进行综合评价而选择供应商等）；

4、所使用的政策、询价单据、评审表等资料；

5、选择的标准及流程是否有改变及改变的频率，以及改变的审批流程。

（二）获取选择供应商的书面制度或管理办法、流程 ，复核是否经审批，并与制度、管理办法所规定的程序比较；

（三）询问采购人员对政策的了解程度；

（四）获取采购部的供应商名录，查看是否经过管理层的审批；

（五）从信息管理系统中抽查供应商名录，与从采购部门获取的经批准的供应商名录核对是否一致；

（六）采用抽样的方法抽取一定数量的供应商，检查供应商选择过程中的凭据，如考察表、评审表等是否按照企业规定的管理流程执行，是否经过适当的审批。

（七）采用抽样的方法随机抽取一定数额的采购发票，检查发票，确认采购的资产是否均从合格的供应商购入，是否存在向未经批准的供应商采购的情形 （各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网查阅获取,内审网注 ） ；

（八）访谈采购、仓储部门人员，了解对购入的资产的质量是如何进行验收及把控的；

（九）采用抽样的方法随机抽取与供应商的沟通、反馈记录，检查是否及时与供应商沟通，并改进在采购过程中遇到的问题，是否将过程中的沟通配合情况与供应商的履约评估相挂钩；

（十）访谈采购部人员，了解更新供应商名录的标准和流程：

• 1、对供应商定期进行履约评估的频率；

• 2、对供应商进行履约评估的程序与方法。

(十一)  采用抽样的方法从供应商库中抽取一定数量的供应商，检查相应的履约评估报告，判断是否按照规定的流程进行评估；

(十二)  检查履约评估为不合格的供应商是否及时从供应商名录中删除，是否继续与履约评估为不合格的供应商合作；

(十三)  检查不合格供应商的管理情况，是否专门设置不合格供应商名录，并对不合格供应商的档案归档管理；

(十四)  访谈采购部、IT 部等相关部门人员，了解供应商数据库调整更新的制度、流程，更新时应当提供的凭据，是否有相应的审批程序；

(十五)  采用抽样的方法抽取数据更新记录，检查更新人是否经过授权，更新的记录是否附有相应的批准与审核单据，资料的更新是否及时；

(十六)  对于新进的供应商，是否按照企业供应商选择的制度、流程进行选择，是否进行供应商考察等；

(十七)  访谈采购部人员，询问是否制定了供应商档案的保密制度、管理办法，检查制度及管理办法是否经过适当的审批，是否得到合理的设计及有效执行；

(十八)  评价供应商保密制度、管理办法的实际执行情况；

(十九)  访谈信息部人员，了解信息系统对于供应商档案控制的情况；

(二十)  访谈信息部人员，获取可以访问及使用供应商档案的人员名单，并检查档案使用的情况；

(二十一)    了解、评估可访问及使用供应商档案的人员，访问及使用资格是否经过授权；

(二十二)    查看供应商准入资料，与网络查询的资料对比其资料的真实性；

(二十三)    了解供应商的产能是否严重不足，甚至外包的情况；

(二十四)    通过工商信息资料检查供应商之间，供应商与企业管理人员之间，供应商与采购部门人员之间是否存在关联关系，调查是否存在围标串标、收受贿赂的舞弊行为。

四、常见问题及风险

（一）供应商资质不符合公司准入要求仍然入围，如：新开发的供应商样品未质检，供应商不具备生产能力；

（二）未经授权的供应商进入经批准的供应商库；

（三）供应商系统存在重复录入，供应商分类错误；

（四）供应商名单未及时更新；

（五）认定新供应商程序不合规，如未进行供应商考察、考察供应商过程不严格，考察结果未经审批；

（六）选择供应商过程存在不相容职务混岗情况，如招标方案由采购业务员编制，采购业务员又负责与供应商联系；

（七）不公平对待参与比价的供应商，供应商评价结果不公正；

（八）单独与供应商的进行谈判，谈判内容没有记录；

（九）评标、比价方式不合理；

（十）供应商与采购人员串通，制定对供应商有利的采购标准；

(十一)  透露价格给供应商；

(十二)  关键信息不清晰、不透明；

(十三)  选择差异悬殊的供应商进行比较

(十四)  多次选择同一家供应商合作；

(十五)  评标过程记录不完整，评标流于形式；

(十六)  供应商选择的过程资料保管不力，比价询价相关记录缺失；

(十七)  向未经批准的供应商采购；

(十八)  履约评估为不合格的供应商继续入围；

(十九)  供应商存在围标串标舞弊行为；

(二十)  供应商考察过程中存在贪污腐败问题，如接受供应商的大额宴请，礼品馈赠，回扣承诺，娱乐消费服务等。

五、案例解析-围标串标舞弊

XX公司在外包业务采购环节存在舞弊行为

行为表现：①参与报价的单位互为关联，实际构成围标；②参与报价的单位与招标单位总经理存在关联关系；③签订的采购合同存在显失公平的条款；④合同履约执行过程中存在造假舞弊行为。

(一)  参与报价的单位互为关联，实际构成围标

审计组对XX项目招标进行核查时，发现云南XX服务有限公司、成都XX服务有限公司在《XX1项目》、《XX2项目》投标项目中委托同一人“王二”办理投标事宜；《XX2项目》招标项目中四川XX服务有限公司经办人“钱金”为云南XX服务有限公司的副总经理，成都XX服务有限公司经办人“孙六”为云南XX服务有限公司的副总经理、工会主席，审计人员初步判断参与报价的单位存在关联关系。

通过启信宝查阅了云南XX服务有限公司的工商资料，以及查询其网页信息，得知云南XX服务有限公司、成都XX服务有限公司、四川XX服务有限公司互为利益共同体，在其公司法人代表授权下配合彼此围标舞弊。

报价情况如下：

(二)  参与报价的单位与招标单位总经理存在关联利益关系

通过查阅云南XX服务有限公司的审计报告，显示其股东、法人代表张云与招标单位总经理李想合资设立兄弟火锅餐饮管理有限公司，在该餐饮公司2014年至2018年经营期间，云南XX服务有限公司、成都XX服务有限公司一直承接招标单位的业务。

李想与云南XX服务有限公司股东、法定代表人张云成立合资餐饮公司，存在共同经济利益情形下，在投标招标单位业务时围标舞弊最终中标，涉嫌利益输送。

我们访谈了被审计企业的采购人员、财务人员、品质管理部门人员、项目业务人员等，被访谈人员均表示，被审计企业的总经理实际就是云南XX服务有限公司的老板，实际上其在该公司持有60%股份，属于隐名股东，该公司一直以来都承接本公司的业务，这是整个企业内部供认不讳的事实。

(三) 签订的采购合同存在显失公平的条款

掌握以上信息后，我们详细查阅了云南XX服务有限公司与招标单位所签订的服务合同，该合同总金额为1300万元，其中合同设定的违约条款对于招标单位来说存在巨大的违约损失风险，具体合同条款为：

“第十条违约责任：

1、若甲方未按合同约定按时支付费用的：

（1）甲方逾期支付在一个工作日以内的，须向乙方支付合同金额10%的违约金及甲方因此造成的一切损；（2）甲方逾期支付超过一个工作日的，从超出之日起应按每人每日150元支付乙方违约金及甲方由此造成的一切损失。

2、若甲乙双方在合同有效期内以正当理由（以对方接受为原则）提出解除合同的，应提前30日通知对方，经双方协商是否解除合同，否则视为违约，违约方应向守约方支付总服务费2倍的违约金及承担因此给守约方造成的一切损失；

3、合同有效期内，除不可抗拒原因外，甲乙双方任何一方在无正当理由的情况下，单方面终止合同的，视同违约，违约方应向守约方支付总服务费2倍的违约金及承担由此给守约方造成的一切损失。

通过对同类合同进行市场对比，违约责任的赔偿标准一般为合同金额的10%-20%，而此合同为2倍，合同违约条款明显有利于云南XX服务有限公司，若招标单位出现违约情形，将面临巨大的赔偿风险。

(四)  合同履约执行过程中存在造假舞弊行为

我们对云南XX服务有限公司提供业务的验收进行了检查，A公司采购业务验收存在造假行为，实际未提供的服务却制作造假的验收资料并进行结算。

通过以上种种现象，基本可以判断招标单位总经理李XX与A供应商之间存在着巨大的利益输送情况，但实际坐实此类舞弊行为，还需启动法律程序，获取利益输送的直接证据。但以上案例可以为审计人员提供调查关联关系的一些思路。