高速公路竣工文件的分类与组卷方法

高速公路竣工文件的分类与组卷方法

一、  高速 公路工程竣工档案（文件）分类方案

对竣工文件材料进行分类，首先必须制定一个分类方案，因为竣工文件材料与竣工档案是同一事物的两个不同发展阶段，它们的区分，简单的说，就是竣工文件材料归档前后的时间差异（当然这个转化是有一定条件的）。也就是说，竣工档案是具有利用价值的经过整理归档的竣工文件材料。因此，竣工文件的分类和竣工档案的分类是一致的。

《xxx高速公路工程文件材料编制与归档范本（2008年修订版）》（以下简称范本），是目前我省进行高速公路工程建设、设计、施工、监理、科研、质量监督、试验检测等等各类文件的拟制、分类、整理归档的依据和规范。

高速公路工程文件材料按照立项与设计审批、工程准备、施工及验收等阶段文件材料的自然形成规律和成套性的特点接线分类，施工原始文件和监理抽检文件材料按照单位、分部分项工程及施工工序或者自然段分类整理，其它文件材料按照问题、阶段或时间、责任者、地区等分类整理。范本将高速公路工程竣工文件分为7部40册58分册。这就是高速公路工程竣工文件整理的分类方案（或叫分类大纲）。

(见附件1)

2.公路工程竣工文件材料的组卷方法。

组卷又称为立卷，在科技档案整理中，又叫作组织保管单位或者叫作案卷的组卷（为方便叙述，后面有时讲组织保管单位，有时讲组卷）。所谓保管单位（案卷），是指一组具有有机联系的、价值大体相同的竣工文件材料的集合体。也就是说，保管单位（案卷）是由互相之间有密切联系的竣工文件材料组成的，而不是由互不相干的文件材料随意拼凑起来的。但是，“有机联系”的范围可大可小，而保管单位（案卷）作为竣工文件材料的科学组合，其组合程度应有相对的数量限制，既不能太厚，也不能太薄。《湖南省高速公路工程竣工文件编制范本》规定上限不超过2.5厘米（一般情况下为250页），下限可根据实际情况确定。成套的竣工文件材料可以组织成一个保管单位（案卷），也可以按其内部的相互关系和数量的多少组织成若干个保管单位（案卷）。有时，一组竣工文件材料也可能只有一份，也就是说一份竣工文件材料就可以组织成一个保管单位（案卷）。对每一个保管单位的竣工文件材料，要求其保存价值和保密等级基本相同。

公路工程竣工文件材料的案卷组卷方法有以下几种：

（一）按分项工程组卷。就是将一个分项工程的竣工文件材料组织成一个案卷。如路基工程中的涵洞、通道（符合小桥标准的通道每座为一个分部工程，不属此例）工程中的每座涵洞、通道，为一个分项工程，一般情况下，一座涵洞、通道的竣工文件材料，就可以组织成一个案卷。有时，一个圆管涵或倒虹吸管的竣工文件材料的数量不足一个案卷，也可以将同一分部工程内相邻里程桩号的两座或几座圆管涵、倒虹吸管的竣工文件材料组织成一个案卷，也属于这种组卷方法的应用。

（二）按工序或阶段组卷。这种方法是根据施工程序或工作过程，将记载和反映同一工序或工作过程的竣工文件材料组成案卷。如土石方工程（在一个分部工程内），可以按照土工试验、清理场地、软基处理、路基填筑压实、路基填筑质量检验、精加工等施工程序所产生的竣工文件材料组成案卷；桥梁工程，可以按基础、下部构造、上部构造、桥面系及附属工程等施工程序分别组成案卷；符合小桥标准的通道工程，可以按基础、台（墙）身、盖板、洞口及其它施工程序组成案卷。科研课题和新技术应用文件，可以按准备阶段、研究试验阶段、成果和总结鉴定验收阶段、成果奖励申报阶段所产生的文件材料分别组成案卷。

（三）按自然段组卷。就是对一个自然段施工时形成的竣工文件材料组织成一个案卷。如路基土石方工程一个分部工程中某一工序的竣工文件材料往往需要组成若干个案卷。在这种情况下，对每一工序的竣工文件材料，就可以按自然段组成案卷。防护、排水工程的施工也是按自然段进行的，也可以按照这种方法组卷。不过，防护、排水工程中的一个自然段的竣工文件材料可能不足一个案卷，在这种情况下，就可以将同一分部工程（1~3公里）中两个或两以上自然段的防护、排水工程的竣工文件材料按里程桩号顺序组成案卷。

（四）按专业组织案卷。这种方法是按照竣工文件材料内容所涉及的专业，把相同专业的文件材料组成案卷。如房屋建筑工程的竣工文件材料，就可以按建筑、结构、给排水、电气、暖通等不同专业分别组成案卷。

（五）按性质组卷。这种方法是按照竣工文件材料中的综合性材料、成果性材料、原始性材料、中间过程性材料分别组成案卷。它主要适应科研课题文件材料的组卷。

（六）按地域组卷。这种方法是按照竣工文件材料反映的地区组织案卷。如征地拆迁文件，一般是以县（区）为单元，按乡（镇）、村组织案卷。

（七）按问题组卷。这种方法是按照竣工文件材料所反映和记述的内容，将同一问题的文件材料组成案卷。它主要适应于上报下发文件及工程管理文件、施工安全及文明施工文件和往来文件。

（八）按时间组卷。这种方法是按照竣工文件材料的形成时间或反映时间来组织案卷。主要适应于试验检测记录（试验室进行试验的即公用性的）、进度控制文件、投资控制文件等的组卷。

（九）按作者（责任者）组卷。就是按照竣工文件材料的形成者分别组成案卷。它主要适应于上下级单位来文的组卷。

上述组卷方法不能绝对化。在实际运用时，对同一类竣工文件材料，可以单独选用一种方法组卷，也可以一种方法为主，结合采用其它方法。

在编制（分类组卷）竣工文件时，应根据它们各自形成的规律和不同特点，采用不同的方法。施工质检文件就是按照单位工程、分部工程、分项工程成套，不要破坏单位工程、分部工程、分项工程的成套性。不能按文件（表格）的名称组卷。

上述组卷方法不能绝对化。在实际运用时，对同一类竣工文件材料，可以单独选用一种方法组卷，也可以一种方法为主，结合采用其它方法。

在对竣工文件的组卷时，应根据它们各自形成的规律和不同特点，采用不同的方法。书中所述各“册（分册、）”文件材料的主要内容就是这一册（分册）的成套文件材料。成套的文件材料在组卷时不要分散开来，不要按文件（表格）的名称组卷。