项目的档案管理工作

项目的档案管理工作

1、技术资料 档案是 项目的 无形资产 ， 档案中蕴藏着经济效益 ， 对项目的施工经营和质量管理、技术发展与创新有重要 作用。   因此，项目要 重视档案工作 ，配备专职的档案管理员，并对其进行适当的 档案专业培训 和指导。

2、项目的档案管理员要 熟悉、掌握、了解 归档 的全部技 术资料 的数量和种类，以及它们的价值、质量和完整程度、准确程度、 可 利用程度等， 按规定 进行 资料 的收集和整理， 并 对档案资料进行分类 ，以便于检索、查找 。

3、 打破档案管理就是资料收藏入库的旧观念，在工作方法上变 被动服务为主动服务、超前服务 ，深入施工现场和各部门了解 各项工作的实际需要 和管理要求，积极 收集 、 整理 、积累有用的资料，在不违反技术保密规定的前提下，及时向有需要的人员或部门推荐和介绍项目可利用的技术资料，使档案资料充分发挥其价值与作用。

4、 档案管理 电子化 是实现档案管理现代化的重要前提和基础， 将技术资料分类、编号存档，制作电子版检索目录，可 加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。

5、尽量使 文书档案管理和电子管理并存。象电脑软件、U盘、办公操作系统等，这些 都为档案资料的建立和完善提供了很好的方法，并且通过这些电子处理可以长期保存档案资料 ， 不易丢失 。

6、加强档案管理的安全工作，对档案室内的 电器、电线、 易燃物品 、水 管 等可能引起安全问题的地方进行排查， 并配备 灭火器材 ， 离 开 档案室 时 注意 关 好门 窗，切断电源，不留火 险隐患 。

7、项目总工要组织有关人员不定期地检查档案管理工作，防止以下情况发生：

（1） 未按 项目 规定建立档案或档案管理工作 混乱；

（ 2 ） 档案保管条件差，可能导致档案损坏；

（ 3 ） 档案管理制度不健全或执行制度不力，可能导致档案 资料丢 失；

（ 4 ） 发现档案 资料 破损、变质、下落不明或可能泄密等情况，未及时采取有效措施，将导致更大损失；

（ 5 ） 按规定应当立卷归档的文件材料，拒不 交项目 归档的；

（6） 科研成果、 课题、技术合同 或其他技术项目鉴定 资料交接 时，未按规定验收 资料 ，致使档案 资料 残缺不全；

（7） 借阅档案 资料 未按规定及时归还，且屡催不还的；

（8） 其他 不符合档案管理要求的 行为。

8、项目竣工后档案资料的管理

项目经理部是临时机构，工程竣工验收并完成缺陷责任期后，项目驻地就要拆除，并按合同要求恢复原地貌。除少数项目集体转移至下一个工程项目外，大多数项目经理部机构将解体，人员由公司统一安排到其它项目。

针对以上情况，项目竣工撤点后技术档案资料按如下几种方式处理：

（1）工程竣工资料按合同规定的立卷归档要求及份数，立卷后送交业主。项目另留存一份，按集团《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》立卷后移交公司或集团档案室，并履行签字手续。

（2）项目的其它所有技术资料，包括技术总结、施工组织设计与方案等，按集团《档案管理办法》立卷归档后，移交公司档案室，并履行签字手续。

（3）新的项目的技术人员欲查阅自己参与过的项目的技术资料或其它已竣工项目的技术资料，可向公司或集团档案室借阅，借出时需办理借阅登记手续。