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用更少时间解决更多问题

发布于：2020-07-20 11:29:20 来自：站务休闲/闲聊茶吧 [复制转发]

用更少时间解决更多问题

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“优秀的管理人员都不需要别人告诉他，问题分析和决策制订是最重要的事情……成功真正依靠的就是把这些事情做好。”

—— 查尔斯·凯普纳和本杰明·特雷高

一般的管理者和赢家型管理者之间的区别往往归结于他们解决问题的方式。当你和你的团队在实现结果的路上遇到了障碍，你会怎么做呢?当有人找到你说，“我能占用你一分钟时间吗一一我们遇到麻烦了”时，你是如何回应的呢?你是如何决定应该直接参与解决问题还是让某个员工先尝试一下呢?

在面对问题时，利用型的管理者往往会遭到打击，对下属大发雷霆，而取悦型的管理者则会寻找各种各样的理由来让老板或顾客放他一马。赢家型管理者会承担起解决问题的责任。他们会指派最合适的人手、分配相关的任务来处理问题。利用下面这些小贴士，你就可以迅速解决问题并回到正常的工作当中。

寻找真正的问题

如果你想方设法去解决一个错误的问题，那么就可能会把大量的时间都浪费在毫无意义的尝试中。 赢得漂亮的管理人员不会不假思索地采纳解决方案。当他们遇到问题时 ，会按兵不动、提出问题，然后致力于找出真正的问题所在。

别人告诉你的很可能只是一个问题的症状，而非问题本身。 先稳住，带着好奇心审视它。提出问题。获取相关的信息。你可以提出下面这三个具体的问题来更好地找出真正的问题，避免将宝贵的时间浪费在对付症状上:

1.这和期望有何区别?

在The Rational Manager《理性管理者》中，查尔斯·凯普纳(Charles Kepner}和本杰明义为“与某种绩效标准的偏差”当彭姐问，“这和期望有何区别度评分低于预期。特雷高(Benjamin Tregoe)将问题定。简而言之，哪方面不满足你的期望?”时，答案很显然就是总体的病人满意

2.什么没有发生变化?

这是大多数管理者完全忽略掉的一个关键步骤。在定位问题时，了解没有发生变化的东西是很有帮助的。这可以更好地排除那些与你无关的问题。

3.为什么?为什么……

一旦你确定了问题中相关和无关的部分后，就可以提出“为什么”来寻找原因了。重要的事情往往要说三遍，才找到真正的问题。

并不是每个问题都需要有解决方案

尽管你己经找出了问题，也还是得克制住立刻实施解决方案的冲动。经过了一番快迷分析后，你可能根本就不需要在它身上浪费更多的时间了。

旦你确切地找到了问题，就该问问， “这个问题需要解决吗?”有的时候，答案是否定的。 并不是每一个问题都需要干预或者解决。下面这些提问可以帮助你决定是否需要采取行动:

1.这个问题在将来发生的概率如何?

这是一个诡异的小概率事件，不会对计划造成一丁点的影响，还是有可能再次发生?如果估算一下这个问题在下周、下个季度或者明年之内再次出现的概率，会是多少呢?

2.如果问题再次发生，会造成多大程度的损害?

首先定性。如果问题再次发生，会对你的团队或者组织造成什么影响:微不足道、不好、糟糕、非常糟糕，或者灾难性?然后试着量化这些标签。例如，解释你对“糟糕”的衡量标准(金钱、时间、人力、客户影响等等)。

3.是阻止问题发生好还是减小问题的影响好?

最后，你要想清楚是调用资源去解决问题更好，还是减小问题的影响更好。

在其他的情况下，比起解决问题，可能减轻后果的成本更低，甚至效果也更好。比如，当苹果公司发布Apple Watch时，由于两家制造商的其中一家交付的零件不合格，导致备货量非常有限。苹果就选择了利用短缺的供应来增强用户的优越感和购买者的需求，而不是进一步延迟

发布。

一旦了解了问题，你就要决定是否需要解决它。 赢得漂亮的管理人员知道，并不是每一个问题都需要解决方案。

定义什么是成功

你己经承担了责任，找到了真正的问题，并决定了应该要解决它。在这个时候，大多数管理者就会思考解决方案，然而这种做法还为时尚早。取悦型管理者都急于得出解决方案，无论通过什么方法，只要能让自己摆脱干系就好了。而利用型管理者会在发生问题的当下就失去耐心。不要让任何一种焦虑阻止了下面这条建议:定义什么是成功。只有树立起成功的标准，你才知道什么时候算是成功解决了问题。

明确决策的制订方式

正如我们在讨论决策时说到的那样(参见第7章)，你需要明确决策的所有者和决策的制订方式。在得出和探讨潜在的解决方案之前，要明确是由你来做出选择还是大家投票或者达成一致。

得出解决方案

接下来就该出主意了。当我们询问十来个管理人员，如何得出解决方案时，大多数人都说，“头脑风暴”。我们希望你能把传统的头脑风暴放在一边。它从许多方面而言都并不有效。首先，尽管规则上说不能对想法有偏见，但其实每个人总会有一点。这是人类的天性，而且这并不是坏事，因为你确实需要让大家思考，这些想法是否可能满足解决方案的标准。传统的头脑风暴的第二个问题在于，它没有赋予每个想法同等的权重。在大部分群体中，由当权者或者能说会道的外向者提出的想法往往会先于那些可能同样好甚至更出色的想法得到大家的支持。

为了解决这些问题，你可以试试一些其他方法。我们喜爱的一种方法就是给每个人发一张便条卡片，让他们在上面写出一到三个可能的解决方案。当所有人都写好以后，打乱卡片，重新分发，让大家各自阅读手上卡片的内容。这一次，每个人都要在手中的卡片上再写若干个解决方案。再次打乱和分发，让每个人再增加一个想法，然后让团队所有人依次阅读手中卡片上的想法。将这些想法汇总到一张白板或者挂图上，当出现重复的想法时就写正字。这样一来，白板上就汇集了所有的想法，并且没有因为个别人的原因而附加额外的权重。