项目沟通管理——有效沟通八步走

我们每天都在和很多人沟通，却经常感到沟通没有意义：觉得仅仅是一件小事，却要花费几个小时的时间和精力去和对方说清楚；觉得自己明明说得很清楚，对方的理解却南辕北辙；觉得自己明明不是那个意思，却总是被误解......

- 1 -

沟通虽然是我们每天都做的事情，但却不是一件容易的事，想要做好可需要一定的学习和锻炼。在壹建联之前发布的 “沟通有道，让你工程无忧”这篇文章中，我们也提到过“工程管理中最难的其实都是和人沟通协调的事”。

一个成功的项目管理者，他的最主要任务之一，就是要充分发挥自己的沟通能力来使项目团队更加有效地工作。而在建筑施工现场管理中，有效的沟通更为重要，因为项目都是以团队（专业、班组）作业的方式来开展的，而团队作业则需要更多的信息交流和思想沟通。

合格的项目经理必须要熟悉项目沟通的过程，并充分使用这一过程去分析和发现项目管理中出现的各种沟通障碍，从而使项目组织中的沟通高效、信息通畅。

- 2 -

项目沟通过程示意图

项目沟通八步走

(1) 确定想法。项目沟通的目的之一在于提出问题、要求并获得回应。那么，在沟通过程中，作为信息发送者，你首先要确定此次沟通的内容、目的与想法，你在沟通过程中要对方接受和理解的东西是什么? 如果连你自己都没确定，还能指望对方能明确理解你的意图？

(2) 进行编码。同样的语言、词汇，对于不同的人来说，理解可能是不同的。所谓编码，是指将自己传达给对方的信息编译成对方能够正确理解的符号，通俗点说，就是“将自己的想法用对方听得懂的话表达出来”。在编译的过程中要综合考虑对方的地域文化背景、知识水平、理解力等因素。

举个栗子，你作为项目经理，准备向下面的基层施工人员传达一项新的施工方法，用文字介绍或者视频演示两种方式，哪一种更容易被他们所理解呢？

(3) 选择渠道。项目沟通中难免会受各种干扰导致沟通过程中信息的丢失与失真，那么选择合适的沟通渠道来和信息接收者进行沟通就显得很重要。

举个栗子：项目经理要和手下10个员工确定开会时间，那么相比于群发电子邮件或短信要求回馈这种方式，一个个打电话确认就显得过于繁琐。

沟通渠道的选择要考虑所传递信息的特性、信息接收者的情况、沟通渠道的噪音干扰，以及是否利于信息反馈等因素。

一般来说，项目中正式的沟通，最好是选择书面沟通（项目报告）或会议沟通等渠道，以免重要信息出现丢失。

(4) 传递信息。这一步，就是将项目信息通过你所选定的沟通渠道准确地传递给你的沟通对象。

(5) 接收编码。信息以编码的形式从发送者手中传给了接收者，并由信息接收者所接收。接收者需要根据发送来的符号的传递方式，选择相应的接收方式。

例如，面对面沟通中，对方发送来的符号是口头传递的，接收者就必须仔细地倾听对方的讲述，否则，符号就会丢失（话语遗漏）。

(6) 进行解码。是指信息接收者将自己接收到的（编码）符号还原为信息的过程。比如，将方言转化成普通话，将手势、眼神、脸部表情转化成能够理解的语言的过程等。

(7) 分析理解。项目沟通中最怕、也是最常见的就是双方出现理解偏差，所以要仔细分析你所接收到的信息，正确理解发送者所要表达的想法和要求。特别是在思想交换和感情交流的沟通过程中，不要局限于“字里行间”，要格外注意分析对方的“言外之意”。

(8) 积极反馈。这一步我个人认为是项目沟通过程中最重要的一步。因为在项目沟通过程中，其实很难做到信息传递过程中完全没有遗漏、失真，抑或接收者能全面理解并且能完全认同发送者的想法和要求。

那么没关系，有疑问、有不同的想法你可以提出来，提出来，双方一起沟通解决，最怕的就是沟通过程中“言者无意，听者有心”、有想法却不反馈，慢慢“积小成大”，最后各种误解导致沟通中断或沟通恶化。

反馈是项目沟通过程中必不可少的环节，它能减少误解和不被理解，有助于人们相互理解，而只有相互理解才能够使沟通继续下去。

- 3 -

总之，要想实现项目中的有效沟通：首先，信息发送者要清晰地表达出信息的内涵，以便信息接收者能确切理解；其次，发送者要重视信息接收者的反馈并根据其反应及时修正信息的传递，免除不必要的误解；最终，信息发出者和接收者对所沟通信息的理解达成一致、准确、无误。

不过，有一点需要留意，有效沟通的前提是：双方利益没有大的背离！在项目上，有时候你会遇到这种情况：无论你做怎样的努力，对方总是很难沟通、甚至拒绝沟通。这种情况，经常是基于各单位利益和立场的考虑，他根本就不愿意跟你进行有建设性的实质交流。这种时候，遇到这种错误的沟通对象，远离，有时是一种明智之举。