监理资料管理

监理资料管理

10．1 资料管理概述
10．1．1 什么是文件（资料）？什么是档案？它们之间有什么联系与区别？
1、文件（资料）是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人单位，有机的形成的。是以单件为个体形式陆续产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。
2、档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
3、文件（资料）转化为档案一般须具备三个条件：
⑴现时使用完毕或办理完毕的文件才能归档。正在承办中的文件，仍具有现实执行效用和直接使用的材料，均不属于档案。
⑵对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
⑶按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。
所以，档案和文件（资料）既有联系又有区别，档案是处理完毕的历史文件，是留备查考，有价值的文件，是集中保存系统的文件。文件（资料）未经甄别、分类、装订、编页码、编号、立卷等整理工作并移交给档案室保存以前，一律还是文件（资料）；监理项目结束后，现场监理资料经过资料员整理立卷，移交给档案室集中保存“归档”后才称作“档案”。
10．1．2 项目监理部的资料员应了解哪些方面的知识？
可能有人认为，资料员谁都可以做，只要会操作电脑就行了，而且资料员本身对这个工作也认识不足。其实随着政府对建筑业管理的不断规范，建筑业本身的不断发展，不论是对施工单位的资料员，还是对监理单位的资料员，其素质的要求也在不断提高。一个资料员懂电脑操作，是开展资料管理工作的基础；了解建筑工程技术资料和监理基本知识才知道自己要处理什么资料；了解建筑工程技术、基本建设程序才能知道这些是什么，有什么用的，资料之间有什么联系；了解文书知识才能知道怎么收文，怎么处理文件，怎么行文，怎么发文；了解档案管理知识才能懂得怎么整理文件。所以，一个合格的资料员应是掌握上述多方面知识的复合型人才。