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科技档案管理标准QG/ZTC0701-1998

1 目的与适用范围
为了建立和健全科学技术档案工作，保证科技档案完整、正确、系统、安全和有效利用，完善日常技术管理工作，充分发挥科技档案在企业生产中的作用，特制订本标准。
本标准适用于本公司产品（包括设计、工艺、工装、标准）档案、基本建设档案及设备技术档案、科研、新产品档案、引进技术档案和科技照片等科技档案的管理工作。
2 职责和职权
2.1工程技术部科技档案室职责
2.1.1科技档案室是科技档案的归口管理部门
2.1.2科技档案室应对归档的科技档案及时进行分类、编目、登记、统计和其他必要的加工整理，并逐步运用现代化的科技档案管理手段。
2.1.3应为各单位充分利用科技档案创造一切条件。
2.2其他部门应将科技文件材料的形成、积累、整理和归档列入科技工作程序和科研、生产、基建等计划，列入有关人员职责并形成制度，进行考核。
3 科技档案的收集、归档
3.1本公司科技档案以集中统一管理为原则，实行文书档案与科技档案分立管理的办法，由档案管理员对全公司的科技档案实施集中统一管理，不允许任何人长期保存科技文件资料。
3.2归档的科技资料必须经过审批签字手续，内容完整，字迹图形整齐清晰，图面符合要求。
3.3新产品在通过鉴定后的一个月内，负责产品设计的人员应将产品图样、设计文件、工艺文件及鉴定文件等整理齐全后向档案管理员办理交接、归档手续。
3.4一般设备、仪器仪表等资料应在安装竣工并验收合格后存档，重大专用设备、自制设备、精密设备和大型设备等必须在开箱当场清点后由档案管理员将随机文件收齐存档，如有需要可复制供给。
3.5所有引进技术资料（包括技术交流资料）均应由科技档案室统一存档、管理。
4 科技档案的整理
4.1资料归档后，档案管理员应立即进行整理、分类、存档、建卡、编写目录等工作。
4.2科技档案应按照科学管理方法进行分类，按类存放，便于检索和识别。
4.3底图应按成套产品保管，同时复印一份兰图组成卷册存档。
制造有限公司1998-7- 批准 1998-8- 实施
QG/ZTC0701-1998
4.4客户的技术档案应按客户名称分类，单独存档，妥善保管，并做好保密工作。
4.5经系统整理的科技档案应达到以下要求：
4.5.1编制卷内目录和页号；
4.5.2兰图按A4折叠装订；
4.5.3底图尽量平放，A2以上的底图无法平放时，允许卷放，严禁折叠；
4.5.4字迹整齐，图面清晰，不准使用铅笔和圆珠笔书写。
5 科技档案的借阅
5.1本公司员工因工作需要，可借阅一般性兰图档案，借阅时须办理借阅登记手续，且不得带出公司；只有一套的兰图档案，不得借出档案室。
5.2关键、重要和引进的技术档案，除直接负责该产品的技术人员可登记借阅外，一般不允许其他人员借阅，如有特殊需要，须经部门负责人批准。
5.3外单位人员一律不得借阅本公司资料，特殊情况须由来人持介绍信并经主管总经理批准，方可借阅，但仅限在科技档案室内查阅。
5.4借阅档案资料应当面点清，借阅者应妥善使用，负责安全保密，不得遗失，严禁涂改、乱画、抽页、撕裂、拆卷或擅自转借。
5.5借阅档案资料一般应在一周内归还，最长不得超过一个月，档案管理员应及时对过期未还者进行催办；档案资料归还时，档案管理员应当面点清、检查，对损坏资料者，管理员有权向有关主管人员请示处理意见。
5.6底图、底稿一般不得外借，当因设计更改或更新复制等原因必须外借时，应办理借阅登记手续，更改或复制后应及时归还。
5.7档案管理员必须对科技档案的完整、保密和安全负责，有权拒绝不符合规定的查档或借阅。
6 科技档案的复制和发放
6.1生产需要的产品图样和设计、工艺等技术文件，由档案管理员按分发范围的规定，负责晒（复）印和分发到有关部门，并做好分发登记。
6.2有关部门应指定专人（兼职）负责档案资料的签收、保管、整理、装订、送存和返还等工作。
6.3外协加工用图，由外协单位填写复制申请单，由计划生产部负责人审批签字后，向档案管理员申请晒发，档案管理员应做好分发登记。
6.4非生产用复制图应办理申请手续，经审批后晒发，并加盖“参考”等专用章，当更改时不予调换。
6.5外单位需要的复印图应经主管总经理审批签字后方可复印。
6.6档案管理员应在分发的兰图上注明分发部门编号和分发日期。
6.7分发的复印图必须清晰，如有模糊不清，管理员应将其调换并及时销毁旧图。
QG/ZTC0701-1998
7 科技档案的保管
7.1科技档案的保管场所必须清洁、通风，做好防盗、防火、防潮、防晒、防霉和防蛀等工作，严禁烟火或堆放杂物。
7.2为确保档案的安全，兰图和底图应分开保管。
7.3档案管理员应定期对档案进行整理和检查，确保档案完整和安全，每年年底进行一次全面检查，确保帐、卡、图（文件）一致。
7.4档案管理员调动或离职时，应做好移交工作，在接收人核对并签字，完成移交手续后方可调动或离职。

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系统设置子系统
收集整编子系统
权限设置子系统
数据转换子系统
检索子系统
销毁子系统
数据录入子系统
光盘制作子系统
借阅管理子系统
Web网页检索
统计报表子系统
数据维护子系统
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