【讨论】如何写出一份内容充实的监理日报

如何写出一份内容充实的监理日报


上海信产建设监理有限公司 赵志强


1 监理日报的地位和作用
监理日报是实践监理规划的具体表现。监理日报是现场监理按监理规划要求，履行监理责任的具体工作描述。监理日报来自于工程现场，是反映工程实施中质量、进度、投资控制，合同、信息、安全管理监督以及现场协调工作中监理对当日工程实施情况的总体概况，是监理在工程持续期间工作的总结，又是工程实施情况的汇总。经审批通过的监理规划中，规定了我们工作的程序，那么监理日报就响应了监理规划，表现了实践监理规划的过程。
监理日报是监理与建设方之间沟通的桥梁。监理日报是建设方掌控工程施工阶段的依据，是信息管理的重要组成部分。依据建设工程监理委托合同的要求，监理在工程施工阶段通过监理日报(监理周报、月报、工程例会和专题会议等其他方式本文不作讨论)充分反映监理服务过程、服务内容、服务成效。监理是不是认真履行了监理合同，通过一份份完整的监理日报能确切地反映出来。
监理日报要求内容充实、结构严谨。监理日报是什么呢，平常所说：一名监理到现场去做什么?怎样做，工作方法、程序是什么?发现问题如何处理?怎样产生正确的结果?如何执行?报告给谁?这些事项或问题处理过程的文字记录就形成了监理日报。监理日报的内容是不是充实表现在：能否真实地描述工程实际，有的放矢；叙事是否客观公正，有理有据；实施监理的过程是否科学。错误的工作方法、程序将得出错误的结论，监理的作用就没有得到发挥。所以，一份内容充实、规范，能反映工程实际、结构严谨、数字准确的监理日报，不仅是现场监理对当日工程实施情况的总结，还将全面体现监理公司对工程的服务质量。
监理日报体现了监理工作的时效性。监理日报，是监理按照《建设工程监理规范》要求向建设方回馈的答卷，每天都有，每天又会是不一样的内容。监理日报所描述的内容能充分体现工程实施过程中的时间、地点、事件的真实性，内容客观、迅速及时。监理日报以最原始、最直接的方式详细记录了工程实施的全过程，记载了工程实施中质量和诸多方面的真实面貌。通过日报的形式汇报给工程建设项目经理，能根据监理所反映的问题或建议，及时组织参与工程建设的各方，适时解决问题，有利于工程正常进行，保证建设工程质量和进度。监理前瞻性的问题预测，能良好地控制工程实施阶段的投资，避免返工浪费现象出现。
监理日报是监理的基本工作。工程现场，需要监理解决的问题很多，有时为了工程正常顺利地开展，还要做许多附加、额外的工作(这些不会有监理费)。根据建设工程监理规范的要求，监理在工程现场的监理活动，要采用日报的形式向建设方报告，不管工作再忙，工作内容再多，书写一份合格的监理日报，是每天必须工作的内容，这是现场监理人员的基本工作。监理日报与周报有微小的差别，但是一脉相承。周报和日报一样都是我们信息管理的重要组成部分。监理周报反映了工程实施一周的全面状况，内容充实，素材多，现场监理发现、处理、解决了很多的问题，写起来就容易得多。而日报有时较为单一，内容贫乏，可供材料少，书写时易出现单调、空洞等问题。因而，一份完整的监理日报还将与监理人员工作的内容密切相关。如何书写一份既有血有肉、又能得到建设方认同的监理日报，是摆在现场监理面前的一
项重要任务。
2 监理日报内容的书写
根据监珲工作的实践，以及建设工程监理规范的要求，笔者认为以下内容是不可缺少的选项：
(1)工程概况。在第一期日报中必须说明开始实施或开始监理工程的基本要素。如：工程名称、工程编号、建设单位名称、计划工期、施工单位名称、施工地点全称或简称、施工负责人(姓名)、当日气象状况以及现场监理人的姓名。对于当日的气象环境，如果一个建设工程(或几个单项工程)是室内施工，特别是通信机房，一般为恒温设置，气象情况对室内的影响不是很大；如果是室外或特殊的施工工序，如：基站工程的灌注桩，其打孔、清孔、混凝土浇注、钢筋笼焊接、承台构筑等工序还有时间节点等要素，这些要素都有严格的时间、气象条件限制，必须将当日的气象情况记录在案，天气对这些关键工序的影响极为严重。
(2)工程形象进度。无论施工地点、时间、内容有无变化，下面的部分在日报中必须反映出来：概括当日的施工都做了什么(施工内容)，做了多少(可以量化的部分为工作量)、已经完成了的部分经过抽样、检查、旁站其施工质量如何，应记录准确数字，质量符合要求的有：“符合设计要求”、“符合规范要求”选项。凡是按照图纸施工，涉及位置、大小、地点、高低、方位等要素和涉及图纸上明确要求的部分，为“符合设计要求”；凡是涉及到工序细节的质量部分，表明“符合规范要求”，或表明符合相关行业标准。
(3)监理工作情况。这是监理人员现场工作的概括，是工程进度、质量、管理和协调工作的详细描述。现场监理的工作，不限制在工程形象进度中所罗列的部分，还应记录或描述以下内容：
1)施工单位人员校对。在工程启动会上，我们已经要求施工单位提供参与本期工程建设的施工人员名单、各类证件、总包或分包单位资质进行审核确认，那么工程开工后的第一时间，监理要校对总包或分包单位所提供资料和现场施工人员的一致性；
2)施工现场材料、构配件、设备的检查核对。这些要素是不是和设计图上要求一致；
3)施工场地是否与前期建设方、施工方所描述的一致；
4)施工单位的施工工具功能和性能、临时用电设施(电动工具的电源必须从具有漏电保护功能的配电箱内引入)，工具器材的放置形式、位置是不是符合本期工程施工的需要，是否符合规范要求；
5)当日施工的相关部位、施工工艺、施工质量、材料使用情况、抽／复检情况记录；
6)客观、正确地描述涉及工程质量的相关工序检查、旁站、巡检情况；
7)施工单位的施工组织程序和施工计划执行情况，人员、设备安排情况；
8)当日监理发现的问题及处理情况的描述。包括：进度完成情况、是否出现工期延误、费用索赔等涉及合同管理的部分，如果出现有争议的问题，监理协调沟通的情况(结果)；当日安全文明生产情况；
9)设备安装、加电、调试中涉及各方应到场人员情况；对于建设方、施工方、最终用户所提出建议的处理方式、过程、结果，这些很重要，是监理积累原始材料的基本出发点。
(4)发现问题的处理情况。监理日报不是走过场，也不是应付差事，而是在依法实施建设工程中监理的义务和权利。必须认真、细致记录每一天所发现的问题，此项内容的依据可从几方面考虑：1)部委规范、标准、行业规范；2)设计图纸、监理规划、监理细则；3)监理实际工程管理的成功经验；4)自身表述方法、发现问题方式、个人工作差异。
问题的发现和处理是监理的基本功。在现场，监理发现了什么样的问题，解决问题的方法和处理程序如何，需要报告总监的部分报告了没有，施工方对问题的处理措施、结果，接受的态度如何。监理在现场要能发现问题，然后才是如何处理，采用什么样的处理程序，处理结果怎样。如果发现不了问题，就不能使用正确的处理程序，当然不可能产生有效的措施。
(5)当日施工安全保障措施。 “安全生产”是安全生产法的要求，安全重于泰山。如何体现以预防为主，就在每天施工过程中的安全管理上，只要有施工行为存在，就会涉及安全问题。较大的工程，涉及施工单位多，工程复杂，人员多，安全问题更为突出；小工程较为单一，工程规模小，人员少，但涉及的安全问题是一样的。比如：临时用电、电源插线板、各类电动工具，在设备上或登高作业、电源接入、设备材料的保管／运输／安装以及其他大型施工机械作业等等，稍有不慎就会造成不可估量的损失。因而在每—天里，都或多或少地触及到安全生产，有需要重复、需要关注的安全问题。
按照安全生产相关法律以及监理规划的要求，对施工方或现场作业人员违反安全生产的一切不规范操作，作为接受建设方委托的监理单位或监理工程师有权利令其改正，不听劝阻的，令其停工并报告建设方，这是强制性的，没有商量的余地。由于每天施工的内容不同，涉及安全问题的程度也不同，日报在格式统一的前提下，内容可适当调整为符合当天施工实际的部分。
(6)需要特别说明的问题。特别需要说明的问题，每天都有，可参考以下内容来组织：
1)明确下一步的施工内容(或施工计划)。这样就有利于项目经理把握工程的总进度、合理有效地安排次日工作、分配人力和技术资源；
2)当天有没有出现工程相关部门人员到现场。如建设方、设计或监理公司领导来现场检查指导工作等等。从监理的角度记录这些内容，可以说明以下问题：建设方到现场来，表明对工程的重视程度，既然来一定有事；设计来现场一般是监理、建设方预约处理涉及变更事项或解决现场影响施工的问题。可考虑记录：谁来的、来的目的、结果如何等要素；
3)重要时间节点、事件记录。比如设备进场时间、放置场地；设备加电调试时间、电源负载的割接时间节点等。有时建设方要组织一些会议，通过现场监理来通知各个参加会议的人员等等，有了这些信息，当日报发到项目经理手中以后，对他们安排次日的工作有相当大的帮助。
3 监理日报书写辅助内容
(1)语言描述。常用较为严肃的监理文字，要求、督促、责令、严禁等等。其中“严禁”，有管理的成分。我们说机房内“严禁吸烟”，严是严格管理、严格控制， “严”有隶属施工方制度管理范畴；“禁”是硬性规定，是属安全生产的法律范畴，是我们监理的依据。因监理的地位在法律上独立，因而“督促”、 “要求”用的较多，具体选择用词，要根据发现问题的性质和实际情况进行。
(2)在工程现场，当发现涉及安全、质量问题时，及时提出建议，尽快和设计、建设方、最终用户沟通，必然产生一些有效的方法，这些方法是不是可行，由设计计算得出。由于设计的地位不同于监理、施工方和建设方，考虑问题的角度也不同。由设计从工程设计总体考虑并最终确认是否实施，更能体现建设方的最初思想，客观上又给监理工作提供了依据。
(3)日期名称。书写监理日期的形式要统一，如：日期表示为“2010年06月18日”，最好使用双数字表示月、日。
(4)单位名称。编写监理日报时，所有涉及的单位，如建设单位、施工单位应写全称；涉及物理单位、字母的大小写，书写语句、段落、层次和标点符号，插图标注，文字大小都有需要注意的内容。如：表格内的文字、表格名称、表格的注释文字都比正文字号小半号。
(5)监理日报的版面。监理日报的编写中，还应注意版面的优化，每页纸张都有一个重心，建设方看到打印后的文档时，其重心适当不偏离。文中插图大小以清楚为准(或局部放大)，一定要反映文中描述的内容，不清楚的图形放在文中如同虚设。