浅谈文控在项目索赔工作中的作用

在项目管理工作中，文控管理由于其技术含量不高，因此而很少受到重视，甚至于有些文控人员自己本身就感觉到文控这份工作比较乏味且没有挑战性。

然而，我的观点却恰恰相反。文控在整个项目实施过程中是非常重要、且不可或缺的。从项目伊始的文件报批至项目尾声的竣工资料搜集与整理，文控部门掌握了项目各个阶段最为全面的信息。事实上，一个好的文控人员对于信息的传递应该是非常敏感的，她（他）可以将文件及时准确地传递给相关方, 同时可以通过与业主进行文件往来的过程中，熟悉并了解业主的习惯做法，从而对于不同的事件选择不同的文件形式（例如信函、报批文件、或RFI 信息请求函等）。EPC 总承包项目包括了设计、采办、施工等众多的活动，期间会积累难以计数的数据和信息。在一个项目中，你是否遇到过在会议中由于手头缺少资料而无法回答别人问题的尴尬？你是否遇到过由于缺少充足的证据而无法说服别人的无奈？信息的缺乏经常使我们陷于被动之境，既然如此，为什么不去找文控呢？
文控部门可以为您提供大量你所需要的信息，而在本文中，我想与大家分享的就是——文控在项目中是如何协助索赔工作的。

首先，让我们来了解一下什么是索赔。索赔对于承包商来说，有如下较为正式的定义：

即因根据合同条款发生变更而引起的对于额外费用或工期的合理请求。这种定义随之带来的就是各种各样的工程合同中的索赔事宜，能够对于额外费用全部支付而不发生索赔的合同是非常少有的。当然，索赔在一个有固定价格的合同中发生的可能性更大一些，事实上，在当今的合同履行过程中，几乎没有合同不发生索赔、谈判、或解决纠纷之类的事情。而我们目前所从事的大多数为固定总价合同，因此，索赔工作也是非常重要且必须的，以解决在项目执行期间发生的各类变更。那么，文控工作又可以为索赔做些什么呢？让我们在了解索赔工作的过程中来寻找答案吧。

1.0 信息记录
索赔的主要工作之一就是搜集索赔证据。这些证据可以是原始记录、会议纪要、备忘录、照片等各种形式的记录。然而，一般负责索赔工作的合同人员或费用工程师都不会有这类的信息。而对于所有的项目文件和项目信息的整理与保存往往有专门的部门负责——文控。

文控可以提供各类的信息，诸如：
原始记录: 往往第一手资料更具有说服力。一般来说，原件都会存放于文控部。
会议纪要: 会议中达成的各种决定与协议都应该归纳在会议纪要之中，以确定各方对此认可。
照片影像资料: 照片影像更为真实地记录了现场的情况。以上仅仅是索赔工作所需要证据中的一小部分。其实大部分索赔工作所需要的信息都可以在文控部中寻找的到。相对于“文控部”这个名称来讲，我更愿意称这个部门为“信息中心”。文控已不仅仅是一个文件柜林立的档案室，而是一个负责信息搜集、过滤、传递的信息中心。

同时，先进办公设备的运用使文控工作变得比以前轻松了许多。我们可以使用扫描仪将纸质文件转为电子拷贝，使用文件管理软件在很短时间内对各种信息进行分类、筛选或定位查询。OA 办公在某种程度上扩展了文控工作的功能，延伸了文控工作的范围。正如我们一般所看到的，从厚厚的合同中查找信息，其道路实在漫漫而修远。在这个无尽的沼泽中，去寻找一个急需的关键信息，确实要花费一些功夫，但是在现在的文控管理中，由于都转化为电子文件，因而只需要搜索一下关键词，所有信息尽现眼前。从信息的记录方面，文控为日后的索赔工作提供了保证。