监理日记规范化势在必行

监理日记规范化势在必行

冯瑞云



摘 要：监理日记作为监理活动的重要档案资料。目前普遍存在着不规范现象。本文详细分析了监理日记现状及存在的问题，提出了具体的规范化建议。
关键词：监理日记；重要性；问题；规范化；建议
《建设工程监理规范》（GB50319－2000）自 2001年5月１日起实施起来，对监理行业实现行为规范起到了极大的推动作用，无论对监理任务的承揽、施工过程监理的实施、以及监理资料的管理都有了极大的改善。2002年度，天津市监理协会组织了全市范围在建工程项目监理工作检查评比，其结果也充分证明了这一点。但同时也暴露出一个问题：每个监理企业之间、每个工程项目之间，甚至每位总监、每位专业监理工程师、每位监理员之间，其监理日记的写法、内容、格式无一类同，各监理单位对监理日记的管理方式、深度差异更大。简言之，监理日记很不规范。经笔者向其他地区同行查询，此问题同样存在。比起其他监理资料，如合同、规划、细则、隐蔽记录、会议记要等绝大部分资料日益规范的情况，监理日记的现状严重落后。因此，应引起业内同行及相关部门的重视．其规范化势在必行。
1 监理日记是工程监理的重要文件资料
在监理同行中，相当一部分人认为监理日记不如监理大纲、监理规划、监理细则等文件资料那样重要，它仅是监理人员个人工作记录而已，没必要对此严格要求。这种观点的产生，是对监理日记的重要性认识不足。
1．1 对监理日记的要求，建设工程监理规范己有明确的规定 如（1）规定专业监理工程师应根据本专业监理工作实施情况做好监理日记（GB503 19－2000第3． 2.5第7）；（2）监理员应做好监理日记和有关的监理记录（GB50319－2000第 3.2.6第6）；（3）施工阶段的监理资料包括监理日记（GB50319－2000第7.1.１第21）。规范中规定了监理日记是施工监理资料之一，专业监理工程师和监理员都应“做好”监理日记。可见，监理行为的规范化包括监理日记。

1．2 监理日记是项目监理活动最真实的记录 一旦项目建设中业主方与承建商之间对质量、进度、费用等问题产生异议、争议、争端时，必然要追溯监理活动记录，以求证明。此时，总监、专业监理工程师和监理员的监理日记将是必不可少的证明资料。同时，监理日记是监理活动最原始的一线记录，其他报表、文件资料或多或少都经过加工整理，不同程度地降低了对施工与监理活动的原汁原味的反映。有时工程争议往往只有在监理日记中才能找到判证线索。
1．3 监理日记是项目监理人员对施工活动最全面的监控记录 项目总监的日记记录项目监理及施工组织的重要活动：监理工程师记录本专业的监控内容；监理员记录各自对施工一线监控活动的内容。这样自然形成了由上而下，由粗到细的监理活动记录网络系统。将各级监理人员的日记综合起来，便形成一套详尽的反映监理活动最全面的记录档案。这一作用，是其它监理活动的指导性文件所不具备的。
1．4 监理日记是反映监理工作水平的窗口 从监理日记中可以看出一个监理人员的技术素质和业务水平，也可反映出监理企业的整体管理水平。因为在施工过程中当一个问题出现后，分析是否合理，判断是否正确，处理是否得当，效果是否良好，只要日记如实记载，均可在其中找到答案。
1．5 监理日记是对承建商施工活动监控的客观记录（尤其是监理员的记录）通过它可以反映出承建商的技术水平、管理水平以及信誉度。因此，监理日记可对承建商的合理评价及以后项目建设中对承建商的选择提供依据。
正因为上述原因，监理日记不仅是建设监理规范明确要求要“做好”的监理资料之一，也是对监理企业资质审查、项目评比、IS09000认证及复审的主要内容之一。然而，大部分监理从业人员和监理企业领导对监理日记的重视程度远远不及其他监理文件资料，再 加上规范及有关文件未做具体规定和要求，导致了监理日记处于目前的不规范状态。
2 目前监理日记存在的问题
在天津市2002年度监理工作检查评比中，监理日记存在如下问题：
（1）名称不统一。有的称“监理日记”，有的称“监理日志”、“监理台帐”、《监理记实》、《监理纪事》等。
（2）规格不统一。自规范实施后，各地使用的监理表格基本统一了，但未对监理日记的规范样式做统一要求。尽管大多数监理企业也对监理日记统一制订发放，但大小开本、装帧、内页格式都不尽相同。
（3）记录内容不统一。由于规范仅是要求监理人员“做好”施工监理日记，而“做好”的标准因监理企业要求不同及个人理解不同而导致日记内容五花八门。如流水帐有之——一从上午至下午把施工活动、监理活动不分主次大小全部罗列；简记白描者有之——仅一句话或几句话即构成一篇监理日记：如“今日一切正常”，“今日浇混凝土，上午7：00开盘至傍晚5：20结束”，“今日各工序质量OK”；……。将任何内容都记，以至把与监理无关的事情也记入监理日记的有之。
（4）语言及文字不规范。有的监理日记书写潦草，错别字连篇：有的乱涂乱画；有的出现非专业语言和无聊、庸俗的不文明词句：有的在日记中做打油诗等等。

（5）管理不一致。管理水平高的企业对监理日记有审核制度，即监理员的日记由专业监理工程师审阅签字确认；专业监理工程师的日记由总监审阅签字确认。但大多数企业和项目监理机构对监理日记的管理松散，缺少必要的审查，其真实性及水平得不到保证。
（6）内容不系统，缺少互证和因果关系。如：在专业监理工程师日记中记录的进度、质量、费用或其他问题，在相应负责的监理员日记中却往往找不到对应记录，而理应作为监理员有更加详细的记录。反之，监理员日记中记录的某一专业问题，也应该在专业监理工程师的日记中找到对应。对一些重要事件，从项目总监、专业监理工程师、监理员二级人员的日记中都应有所记录，即形成上下互证关系。但现在大部分施工监理日记未形成由上至下的记录系统，缺乏必要的互相注释和证明关系。有的监理日记中对同一个问题的记录未形成P（plan）、D（do）、C（check）、A（ac t i on）的循环闭合系统，反映出有因无果，有果无因，无因无果等种种情况。
（7）日记记录内容不全面，没有形成覆盖全部监理活动的记录网络，反映不了监理活动的全貌。
（8）对监理日记归档要求不一致。按规定，应该把一个项目全体监理人员的监理日记整理归档并移交业主，但实际中并未严格执行。有的仅把记录较好的选出几本归档，有的甚至不向业主移交监理日记。
3 尽快使监理日记规范化
为了进一步提高工程监理水平，规范监理行为，尽快消除监理日记中出现的不规范现象。笔者建议：
3．1 从易入手，首先统一名称、规格及款式。如名称：按规范，统称“监理日记”；大小：可否统一采用16开本：装帧：推荐牛皮纸素色封面；内页：采用条格纸，正反面带页眉，并注有年月日、星期几、天气情况。

3．2 规定各级监理日记的内容范围：为了实现监理日记从项目总监至监理员的上下系统性以及彼此成为互证关系，提高资料的档案价值和全面性，根据监理实践，建议各级监理日记内容范围如下：
（1）项目总监日记的内容包括项目监理机构的主要工作。业主方的相关工作；承建商方面的相关工作；各类会议；以及与项目监理相关的其他事宜。
（2）专业监理工程师日记内容，包括本专业的进度情况；质量情况：费用控制情况：与本专业监控工作相关的其他事宜。
（3）监理员日记内容，包括：①施工条件：气温、风、雨，施工用水、电、汽等外部条件；②施工力量：参加施工的专业工种和人员情况；③物资供应：到场材料、设备及验收情况；④施工中出现的质量问题及整改情况（包括措施，过程跟踪及最后结果等）；⑤施工进度：作业计划完成情况及原因分析；③费用控制：变更、签证的发生及计量记录：①其他与施工监理相关的事项。
3．3 制定监理日记的基本规则
（1）监理日记不允许记录与监理工作无关的内容。
（2）语言简炼，文字正确，使用专业语言和规范文字。
（3）记事条理要清楚、明晰：尤其是监理员和专业监理工程师的日记，因涉及工号多，内容广，所以要安排好记录顺序，做到有条有理。
（4）每一个问题记录要有现象、原因分析、处理措施、整改结果。
（5）事件记录要求完整，PDCA循环闭合，每一件事要有因有果，过程清楚。
（6）对一般问题，专业监理工程师和监理员的记录要有呼应，互为佐证；对重要问题，总监理工程师、专业监理工程师、监理员的日记记录要形成由上至下的记录系统，保证互证关系，最后形成三级记录的互证链条。
（7）禁止作假，更不能为了不正确的目的修改日记或“编” 写日记。
（8）杜绝事后补记，养成当日日记，当日完成，当日送审的良好习惯。
3．4 完善对监理日记的管理
（1）建立逐级审核制度。监理员每天的监理日记由专业监理工程师审阅签字确认，专业监理工程师的监理日记由总监理工程师审核签认。
（2）建立监理日记检查制度。定期由监理企业技术管理部门抽查工程项目的监理日记记录和管理状况，以不断提高日记水平。
（3）创造监理日记的记写条件。每日下班前，安排20～30分钟做为写监理日记的专用时段，并逐渐形成习惯。
（4）建立奖惩制度。对长期认真记写监理日记且内容准确、真实、完整的人员以及监理日记管理好的项目，予以表扬和奖励，反之则批评，令其改进。把能否记好监理日记作为监理人员项目业务考核的指标之一。