用EXCEL处理网上资料

由于公司业务的关系，一个月以来办公室的人员都在紧张地加班，工作内容是把搜索引擎查找到的特定资料以Excel表单数据的形式保存下来。刚开始的时候，大家都在用通常的方法［Ctrl+C］、［Ctrl+V］逐格填入，但这样下来工作量很大，毕竟搜索到的数据最少也有数十条。又考虑过用剪贴板增强工具，尝试过后发现，对于大量的粘贴任务，很容易造成混乱，反而不好用。我仔细想了一下，Excel不是有一个导入文本数据的功能吗？为何不试一下，如果成功那就是批处理的速度了。

首先，在包含资料的每一个网页中选择所有资料条目，然后全部粘贴入记事本（记事本只能粘贴文本信息，因而网页中的表格线或其他的信息不会被一起粘贴进来），保存为TXT文件。

然后，用Word打开保存的TXT文件，利用Word的查找替换功能，可以批量地将空行、多余空格等不需要的信息删除。因为查找的资料有规律可循，比如条目间存在空格并且后续的信息开头文字相同，所以用替换的方法可以一次性地将这些地方变为分号（文本数据间的分隔符，也可以是Tab、逗号等），条目换行只要键入回车符即可。最后将编辑好的文件存为TXT格式。

最后，在Excel中，执行［数据］→［获取外部数据］→［导入文本文件］，然后在“选择合适的文件类型”中选择 “分隔符号”项，再选择文本文件中所使用的分隔符号（此时可以看到预览的效果，只要各字段间出现了栏线就说明没什么问题了），即可将编辑好的各条信息按间隔符的规定，分配到各个单元格中。

这样一来不就效率大增了吗？当我们在办公中碰到过于繁杂的事情时，动动脑筋说不定就会找出一条捷径来。