资料员整理的资料好坏，在一定程度上取决于资料员对某些事情或问题的认识，并且认识的程度不同，采取的方法也有差异，资料的质量就有了很大差别。
以下是资料员尤其是新上任的资料员最容易出现的十个错误认识，资料员一定要做到心中有数，正确认识，避免错误，以便在资料的收集整理中能够事半功倍。
1. 认为在施工过程中根本不用编制目录，竣工时再突击就是了。错！那效果一定不会太好，当发现未收集的资料时，再补都难。
资料目录应随着施工进度随收集资料随编写，以免资料丢失，资料目录填写的及时与否和是否细致完善，从一定程度上可反映出资料的编制质量，如资料目录与页码是否和资料内容向对应等。另外，资料目录也是在工程评优中进行资料检查中的一项主要内容。
2. 认为给甲方编制（合同未要求）移交城建档案馆的资料，不用去争取，甲方也会依据有关文件主动付资料费。错！你等去吧，往往是音信皆无。
给甲方整理移交档案馆的资料，按有关规定甲方应付相应的资料编制费用，有的甲方把这项工作写在了合同中，施工单位无偿给甲方编制。有的甲方口头要求我方帮助编制，我方为了搞好与甲方的关系，工程又不大，往往就不计较资料编制费了。除此之外，我方应尽量争取。
3. 认为自己做的用于移交城建档案馆的资料，可以顺利一次性移交。错！往往你要返回重新修改，除非你移交过很多次。
资料员在帮助建设单位移交档案资料时，要做好修改的准备。在对城建档案馆的资料移交中很多工程资料是不能一次性移交的，因为城建档案馆接收人员大多会给你提出一些资料问题，让你回去修改，因此资料员要留出时间上的安排，最好提前移交，留出整改时间。
4. 认为收集的技术交底都是有关技术人员亲自写的，内容或格式根本不用查看，肯定没什么问题。错！也许你稍微留意差看，就会发现其中的问题。
有的技术人员为了省事，就其他工地的技术交底复制过来，在以往的检查中发现，有的甚至连工程名称都没有改；有的依据的是过时的工艺标准，如技术交底中出现“保证项目，允许偏差”等旧工艺标准或旧规范用词。
5. 认为材料员送来的合格证原件或复印件，都有红（公）章、原件存放单位、抄件人、时间，内容肯定没什么问题。错！你在细看后有可能发现许多问题。
有的供货单位为了减少开支或应付用货单位，该做的检验没有做，用假的合格证或检验报告。假的总归是假的，细致查看还是可以发现问题的。
6. 认为收集来的资料都经过了监理签字，肯定没什么问题，收入资料盒就是了。错！事实可能让你很失望。
不是所有的监理都那么对资料细致查看，尤其是和相互关系处的比较好的，监理往往对资料不加细看就签字，这种现象普遍存在。很多经过监理签名的资料，检查时才发现资料的填写是不合格的。
7.认为分包单位的资料并不需要过多干预，反正要通过监理报验，不会差到那里去。错！其结果可能让你惨不忍睹。
一般分包单位的资料员聘任的都是短期资料员，有的连上岗证都没有，再加上粗心的监理，资料的质量是狠难保证的。因此总包资料员必须经常对分包单位的资料进行查看、监督和指导。加强过程管理措施，以免到了竣工时才发现资料问题严重，就很被动了。
8.认为分包单位的资料即使不用去管理，分包单位的资料员也会来请教的。错！他们有可能根本不会理你。
在实际工作检查中，发现分包单位的资料员能及时虚心请教总包资料员的，往往还不到一半，有的甚至就没把总包资料员放在眼里，不是所有分包资料员都是那么好管理，更不是所有分包资料员都能主动找总包资料员请教。因此总包资料员必须主动和分包资料员进行接触，指导分包资料员正确整理和收集资料，把资料错误消灭在施工过程之中。
9.认为分包单位的资料用不着经常查看，到移交时发现不合格让他们再改就是了。错！你可能连人都找不齐，自己改去吧。
往年发现有的分包资料员一到工程竣工就被辞退，留下的资料错误百出，再去找分包资料员已经找不着了。有的工程面积比较大的工程，在分包单位移交资料时才发现大量错误，但已没有充足的整改时间了，只好仓促突击，最终资料还仍然存在不少的问题，给以后的资料查阅、工程维修参考和应对工程质量的诉讼留下隐患。一些工程质量的诉讼，就是因为拿不出具有法律效力的资料而导致败诉。
10.认为分包单位的方案，也经过了分包单位的审批，不会有什么问题。错！当你翻开前几页，就可能发现方案使用的依据中列出的一个个规范，有的早已作废了。
很多分包单位的施工组织设计和方案，存在抄袭、复制现象，内容是旧的，依据的规范也有不少是作废的，无法指导施工。有的分包单位资料编制和实际操作是分离的，施工操作人员不知道方案或交底中写的什么，完全根据经验施工的现象相当普遍。总包资料员必须多加注意分包单位的施组和施工方案的有效性。
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只看楼主 我来说两句 抢板凳总结的不错，学习啦，谢谢楼主分享
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