发布于：2023-08-24 11:36:24
来自：施工技术/工程项目管理
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引言：
提到建设工程中的各种会议，想必大家并不陌生，特别是像监理例会、专题会议更是成为大家耳熟能详的事情。其实在工程建设中的各种会议都是对工程建设中涉及工程进度、质量管理、安全生产、计量支付及监理工作等方面事项的集体研究讨论，并作出相应的决策。会议的整个过程若要以书面的方式记录下来，无非就是会议记录和会议纪要。
会议记要和会议记录作为会议过程中的两个重要文件，都是为了记录会议的内容和决议，以便后续参与者能够回顾和执行。它们之间虽有联系，但在这两种文体却因为“录”和“要”一字之差，产生了迥然不同法律效力。
会议记录是指在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来。它是一种客观的、单纯的纪实材料，是对会议过程的单纯记录，不分重点，全盘记录。与会者对会议记录的签认，仅代表对会议过程这一事实的认可，即对会议过程中对各方发言的内容、顺序的一种确认。
会议纪要是在会议记录基础上，经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件。其中包括会议的基本情况、主要精神及中心内容，以便于向上级汇报或向有关人员传达及分发。会议纪要要求会议程序清楚、目的明确、中心突出、概括准确、层次分明、语言简练。
会议记录注重准确性和完整性，使用更为正式的书面语言；而 会议记要通常使用简洁明了的语言，突出会议重点，易于阅读和理解。会议纪要通常用于向会议参与者传达会议的要点和决议，以便他们能够快速了解会议内容；而会议记录主要用于后续参与者查阅和执行会议决议，以确保决议的准确执行。
1、会议记录的内容应真实、准确：在记录别人发言时，必须忠实发言者的原意，不得夹杂记录者的个人观点、喜好，保持记录的完整性，不得断章取义。
2、会议要点不漏：会议的决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记录具体、详细。
3、会议记录的格式要求：一般会议记录应包括会议名称，会议基本情况，其中基本情况包括：会议时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。与会议内容，其中包括了发言、报告、传达、建议、决议等。
会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。
会议纪要是对会议过程、会议精神、会议结果的高度精练。其要求会议程序清楚，目的明确，中心突出，概括准确，层次分明，语言简练 。从本质上来说，会议纪要是一种补充协议。
经获得各方负责人签字确认的会议纪要，均可作为就会议纪要达成的关于工期、支付、结算、质量等内容的证明依据。在涉及法律诉讼事项的时，相关的会议纪要，可以作为原始证据提供给法庭，由法官决定采纳与否。
在《建设工程价款结算暂行办法》第十一条 工程价款结算应按合同约定办理，合同未作约定或约定不明的，发、承包双方应依照下列规定与文件协商处理：（一）国家有关法律法规和规章制度；（二）国务院建设行政主管部门、省、自治区、直辖市或有关部门发布的工程造价计价标准、计价办法等有关规定；（三）建设项目的合同、补充协议、变更签证和现场签证，以及经发、承包人认可的其他有效文件；（四）其他可依据的材料。上述的（三）中的“以及经发、承包人认可的其他有效文件”就包括了由参会各方共同签认的会议纪要。
会议记录在法律上虽具有一定的证据效力，但并不具备直接的法律效力。会议记录可以作为证据提交给法院，用于证明当事人之间的约定、协商、承诺等事项。然而，会议记录并不能单独决定案件的判决结果，法院在审理案件时会综合考虑各种证据，包括会议记录在内，来做出最终的判决。
需要注意的是会议记录需要满足一定的条件才能被认定为有效证据。即：首先，会议记录必须真实、准确的记录会议内容，不能有虚假、歧义或遗漏问题的出现。其次，会议记录应当能够证明当事人之间的意思表示和约定，具备一定的可信度和可靠性。最后，会议记录应当与其他证据相互印证，形成一致的证据链条。
在FIDIC《施工合同条件》（简称红皮书）和《生产设备和设计建造合同条件》（简称黄皮书）第3.8款[会议]约定了如下内容：（1）业主、工程师或承包商可以要求其他方参加管理会议，商讨现场的工作安排和施工组织事务，其他方是指雇主的其他承包商、合法公共机构和/或私人公用设施公司的人员、分包商等；（2）工程师应当对每次管理会议进行记录，并且将副本发送至与会方以及业主；（3）在任何此类会议和记录中，采取任何行动的责任应符合合同要求。
该款第（2）点对会议记录作了约定，即由工程师进行会议记录并抄送至各参会方和业主，但并没有说明是否需要各与会方在会议记录上签字；也没有说明，如果一方对会议记录持不同意见时，如何处理。
在FIDIC黄皮书中，关于合同的定义是这样的：“合同系指合同协议书、中标函、投标函、合同协议书中提到的任何补遗、本合同条件、雇主要求、资料表、承包商建议书、联营体承诺书（如果适用）以及在合同协议书或中标函中列出的其他进一步文件（如果有）”。从该定义可以看出，合同文件中并没有包括会议记录，这意味着在 FIDIC条件下， 会议记录并不构成合同文件的一部分。
倘若在会议记录中包含了变更的内容，建议最好是由工程师根据合同中的变更条款，再发出变更指示，而不是完全依赖于会议记录，以免产生争议。
由此可见，在FIDIC合同条件下，会议记录由工程师记录，具有一定的证据效力，但效力比较弱。如果承包商想用会议记录作为证据提出索赔，显然会议记录包括了变更的内容，应严格遵守第13条[变更和调整]的约定，要求工程师发出变更指示。当然，如果在会议记录上有各方的签字认可，则证据效力会加强。
在工程实践中，会议记录被认定为构成当事方之间合同需具备以下基本要件：
1、会议记录内容涉及各当事人之间设立、变更或终止民事权利义务的法律关系。
2、记录内容是各当事人的一致意思表示。当事方在会议中达成一致意见，即双方就合同的主要条款和条件达成共识。这包括合同的目的、履行义务、支付方式、交付时间等关键要素。
3、会议记录应当包含合同的全部条款和条件，确保合同内容的完整性和准确性。任何未在会议记录中明确约定的事项将不被视为合同的一部分。
4、 会议记录应当符合相关法律法规的要求，如合同法、民法典等。遵循自愿、平等、合法等原则。
5、签字：会议记录应当由当事方的授权代表签字确认，以表明双方对会议记录的内容达成共识并同意遵守合同条款。
综上所述，会议记要和会议记录作为建设工程会议的两种重要记录形式，它们之间虽存在着某种联系，但我们应关注他们之间的区别，如在形式、语言风格、使用场景和级别上的一些区别。特别是各自所产生的法律效力。这也要求我们在这两种文体的实际应用中，根据会议的具体情况选择合适该会议的文档形式，以达到满足参会者需求和会议决议执行的要求。
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