记录控制怎么做？

记录是为已完成的活动或取得的结果提供客观证据的文件。检验检测机构监督管理办法》(39号令)第十三条 检验检测机构不得出具不实检验检测报告。检验检测机构出具的检验检测报告存在下列情形之一，并且数据、结果存在错误或者无法复核的，属于不实检验检测报告：(四)未按照标准等规定传输、保存原始数据和报告的。目前检验检测机构记录存在信息不充分、技术记录修改、事后补录、记录无法追溯等问题，给检验检测机构带来了一定的风险。

《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》 RB/T 214—2017的4.5.11 条款规定：检验检测机构应建立和保持记录管理程序，确保每一项检验检测活动技术记录的信息充分，确保记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置符合要求。

那么我们如何做好记录控制呢?

记录分为质量记录和技术记录两类

质量记录： 检验检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录，包括合同评审、分包控制、采购、内部审核、管理评审、纠正措施、预防措施和投诉等记录。

技术记录： 指进行检验检测活动的信息记录，应包括原始观察、导出数据和与建立审核路径有关信息的记录，检验检测、环境条件控制、人员、方法确认、设备管理、样品和质量控制等记录，也包括发出的每份检验检测报告或证书的副本。

为了更好的对记录进行识别及控制，机构可按照编号规则对记录进行编号，以保证不同记录的区别。

管理类记录由质量负责人组织人员编写，质量负责人批准发布。

技术类记录由各有关部门编写，部门负责人审核，分管技术负责人批准。

1.每项检验检测活动技术记录应包含充足的信息，该检验检测活动尽可能在接近记录条件下有良好的复现性。

2.技术记录应包括每项检验检测活动和审查数据结果的日期和责任人签字(抽样人员、检验检测人员和结果校核人员的签字或等效标识)。

3.原始观察结果、数据应在产生时予以记录，不允许补记、追记、抄录。

4.书面记录形成过程中如有错误，可采用杠改方式，并将改正后的数据填写在杠改处。实施记录改动的人员应在更改处签名或等效标识。

5.电子记录的修改应确保技术记录的修改可以追溯到前一个版本或原始观察结果。

1.所有记录的存放应有安全保护措施，健全防尘、防水、防火、防霉变、防虫等设施。电子存储的记录也应采取与书面媒体同等措施，并加以保护及备份，防止数据被侵入、修改，避免原始数据的丢失或改动。

2.记录文件归档后，依照客户保密规定，涉及商业秘密的档案不得向第三方提供。公、检、法以及行政执法机构为办案需要调档的，凭相关文件(如介绍信等)经机构技术负责人批准后可以复制或阅档。

3.记录保存期：

A. 常规检测报告、内部审核、管理评审等记录文件保存时间不少于六年;

B. 环境、放射卫生和职业卫生监测评价报告等记录文件需长期保存;

C. 仪器设备档案和人员档案在仪器设备报废或转出后，人员调离后再保存6年;

D. 其它文件的保存期根据需要决定。

超过保存期限的记录由档案资料管理员造册，部门负责人审核，报机构相关管理人员批准后销毁。