监理通知单的规范书写方法和准确使用技巧！

1.1抱着应付心态，流于形式

如“流水账似的记录了巡查所发现的部分问题和质量缺陷，再加上一句类似于“希望予以整改做结尾”，看似完成了任务实则是不痛不痒、敷衍应付，给工程质量安全埋下了巨大隐患。

1.2抓不住重点，套话废话太多

这些通知单不是一针见血地指出问题，而是多用套话、废话和空话，如“要按设计图纸、规范标准施工”、“要完善管理、提升施工水平”等，虽然看起来洋洋洒洒，但可用的信息很少，让对方看了也不能深刻意识到问题所在。

1.3 语义表述模糊，容易产生误解

如对于具体出现问题的部位范围描述过于宽泛，对于问题的形容没有抓住关键、整改只有要求而没有具体标准等，这样不仅会让人费解更有可能耽误问题的及时整改。

1.4 措辞不当，容易激发问题矛盾

有的监理人员摆不正自己的心态，或者是因为施工单位的问题而产生矛盾，如果将这些负面情绪投射到书写当中，如出现“态度不端、屡教不改、素质不高”等不当措辞，很容易将小事变大、矛盾激化，所以一定要谨言慎行，用科学实事求是说话。

1.5 行文不规范，让人一言难尽

这些想必大家都碰到过，如有的手写版通知单写得歪歪扭扭、勾划涂改、错字别字等，有的打印版通知单标题大小、格式不统一、错字病句等，不仅容易耽误正事还影响了监理人员的良好形象，所以一定要注意改进。

监理通知单应当做到内容准确、态度严肃、运转合理、行文规范、不偏不倚。

（1）内容准确，有的放矢。

使用原则性的话要得当、适度，切忌堆积；

指出问题要实事求是、有根有据，切忌故意隐瞒或随意夸大；

对于问题的描述尽量要坐标化、精确化、数据化，让施工单位明白具体的问题所在和整改要求；

对于非原则的问题可以用模糊语来形容，但不要掩藏整改和解决问题的主要意图。

（2）态度严肃，直面问题。

通知单的作用是发现问题、解决问题，是对工程质量安全负责的体现，所以在行文中一定要实事求是、敢于直面问题；

要准确依照标准规范和有关规定找出问题、提出解决方案；

要保持独立自主，准确决策，切不可轻易受第三方的影响。

（3）运转合理，管理科学。

传达类通知单应在对施工方和现场情况进行综合、分析之后发出；

约束类通知单应在施工方相关行为发生过程中发出；

纠偏类通知单应在施工偏差发生后、隐蔽前或下一道工序开始前发出。

有的通知单虽已发出但种种原因接收方没有签收，如发生矛盾纠纷，则应以“签收生效”的原则处理。但被施工方无理拒收的通知单则应以监理方送达时间为生效时间。

安全隐患特别是重大安全隐患通知单，必须“发、签”同步，避免先发文、再补签的做法。

（4）书写规范，简明扼要。

打印版行文一定要格式统一，如统一的标题、格式、字体等，并形成规范供所有监理人员学习使用；

内容一定要言简意赅，不浮夸、不啰嗦，快速传达准确信息；

手写版通知单现在一般使用的较少，如果手写要先打好草稿，在正式书写时要字迹工整、整洁有序，或者在草稿纸上多写几遍后正式誊写。

（5）不偏不倚，保持权威。

要重视通知单的权威性，发文慎重、保持克制，如果芝麻大的小事就发文，时间长了会造成对方的疲劳心态；

要注重和谐关系的维护，行文以客观陈述为主，避免情绪化。