水利资料收集、整理、组卷、归档

1. 工程资料收集的意义

工程资料收集管理工作的重要意义有以下几点：

（1）工程资料管理是项目管理的一项重要工作，是管理水平、工程质量的体现；

（2）按照规范的要求积累完成的完整、真实、具体的工程资料，是工程竣工验收交付使用的必备条件；一个质量优良或合格的工程必须具有一份内容齐全、文字记载真实可靠的原始技术资料；

（3）工程资料为工程的检查、管理、使用、维护、改造、扩建提供可靠的依据；

（4）工程竣工验收、评定工程质量优劣必要条件；

（5）是对工程质量及安全事故处理、工程结算、决算、审计的依据。

2. 工程资料的特点

    工程资料具有复杂性、真实性、随机性、时效性、综合性的特点。

3. 工程资料分类

工程资料是指在工程建设过程中形成并收集汇编的各种形式的信 息记录，一般可分为基建文件、监理文件、施工文件及竣工验收文件等。

4. 工程资料的编制要求

（1）工程文件应真实反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的材料必须完整、准确和系统。

（2）工程文件应使用原件，因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及填写经办时间。

（3）工程文件应保证字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续齐全，手工签字，签字必须使用档案规定用笔。计算机形成的工程文件应采用内容打印、手工签名的方式。

（4）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程。

（5）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝黑墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等

4. 工程资料的编制要求

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面图纸宜采用国家标准图幅。

（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用图纸的复印件。

（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

（9）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

（10）工程档案文件的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

（11）工程档案的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，应符合国家标准规定，保证质量，以适应长期安全保管的需要。

5. 工程资料的组卷归档

       工程文件组卷也称立卷，指按照一定原则和方法，将有保存价值的文件分类整理成案卷的过程。工程案卷是由互有联系的若干文件组合而成的工程档案保管单位。

       工程文件归档是指建设项目的设计、施工、监理等单位在完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷形成案卷后，按规定移交档案管理机构的过程。

       工程文件组卷与归档是工程竣工验收、结项决算必要条件，组卷归档工作为新建、改建、徐建工程提供参考、指导。

6. 工程文件案卷建立

（1）案卷组成与规格；

（2）案卷封面编制

7. 卷内目录编制

卷内目录是指揭示卷内文件内容与成分的一览表，其作用是便于查阅、统计卷内文件。卷内目录应与卷内文件内容相符，卷内目录放在卷内文件首页之前，卷内原文件目录或文件图纸目录不能代替卷内目录，卷内目录编制单位为案卷编制单位，卷内目录式样。工程档案卷内目录一般包括序号、文件编号、责任人、文件题目、编制日期、页数及备注等。

8. 备考表编制

卷内备考表是反映卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后或直接印制在卷盒内底面，用于注明卷内文件与立卷状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。卷内备考由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷及检查时间、见互号等内容组成，卷内备考表式样。

 

9. 案卷装订

案卷可采用装订和不装订两种形式。

10. 案卷目录编制

   单位工程档案的总案卷数超过20卷时，应编制案卷目录。案卷目录为案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。案卷目录作用是固定案卷排列顺序，使立卷工作最终得以完成；案卷目录概括地介绍案卷的内容与成分，是文件与档案最基本的检索工具，同时也为档案工作各环节的展开奠定基础。案卷目录有序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注等内容组成。

11. 工程案卷归档、验收与管理

来源：工程资料员

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