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水利水电工程项目变更索赔策略

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水利水电工程是重要的基础设施,近年来随着我国社会经济的快速发展,基础设施建设力度在不断增大,我国建设的水利水电工程项目数量在不断攀升,与此同时建设质量也有了本质的发展。但是水利水电工程项目的特殊性,决定了不管是在设计阶段还是在建设施工阶段都非常复杂,涉及到的内容比较多,所以在具体施工过程中会经常出现合同变更问题。一旦出现合同变更,就自然牵涉到变更索赔。很多水利水电工程项目在前期调研设计阶段,没有做好相关工作,使得设计方案与实际情况存在差异,导致在最后施工过程中出现很多设计变更,导致最终的变更索赔金额比较大。发生变更索赔必然会导致整个工程项目的造价出现一定程度的提升,并且会导致业主与施工单位之间产生激烈的利益矛盾。因此,对水利水电工程施工合同中的变更索赔问题进行深入的分析和研究,探讨变更索赔策略,对于确保各方利益具有重要的实践意义。


水利水电工程是重要的基础设施,近年来随着我国社会经济的快速发展,基础设施建设力度在不断增大,我国建设的水利水电工程项目数量在不断攀升,与此同时建设质量也有了本质的发展。但是水利水电工程项目的特殊性,决定了不管是在设计阶段还是在建设施工阶段都非常复杂,涉及到的内容比较多,所以在具体施工过程中会经常出现合同变更问题。一旦出现合同变更,就自然牵涉到变更索赔。很多水利水电工程项目在前期调研设计阶段,没有做好相关工作,使得设计方案与实际情况存在差异,导致在最后施工过程中出现很多设计变更,导致最终的变更索赔金额比较大。发生变更索赔必然会导致整个工程项目的造价出现一定程度的提升,并且会导致业主与施工单位之间产生激烈的利益矛盾。因此,对水利水电工程施工合同中的变更索赔问题进行深入的分析和研究,探讨变更索赔策略,对于确保各方利益具有重要的实践意义。



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一、变更和索赔总体情况概述


变更指的是在已经签订合同后,因地形、地质、社会或市场等因素,合同的某一方需要对合同的内容进行变更,合同双方从而签订新的责任和义务。合同变更不会对合同的大体内容作重大变化,只是针对其中的一部分环节进行变更,因此不会改变合同的基本属性。根据有关文件中的描述,合同变更涉及到的内容主要包含以下几个方面:
对合同中规定的工程量进行修改,包括减小工作量和增大工作量;合同中规定的工程量属性进行修改,比如对验收标准进行改进;对工程中涉及到的技术参数进行修改,比如工程的尺寸大小、位置和标高等;对于工程的施工周期进行变更,比如延长施工周期或者缩短施工周期。索赔指的是合同其中一方针对合同中规定的内容进行变更后,没有尽到履行合同的义务,导致另外一方出现损失,进而进行索赔的现象。在索赔中,按照索赔对象的不同可以将索赔划分成为两种类型。

第一,施工单位没有严格按照合同中规定的要求来完成施工过程,比如施工质量存在缺陷、没有在规定时间内完成施工任务等,这种情况下会导致业主的利益受到损失,此时业主可以向施工单位提出索赔,这种现象被称之为反索赔。


第二,由于业主自身原因需要对合同中的条款进行变更,最终导致施工单位的利益受到损失,此时施工单位可以结合实际情况对业主提出索赔。


常说的索赔指的是第二种情况,本文主要针对第二种情况开展分析和研究。基于以上分析可知,发生合同变更和索赔的根本原因在于实施过程中对合同规定的条款内容进行了修改,或者由于其他方面的原因导致施工单位的利益受到了损失。在实践过程中变更与索赔存在显著的差异,两者的差异可以描述如下:合同变更指的是某一方需要对合同中的条款进行更改时,合同双方进行友好的协商,由于合同变更对另外一方造成的损失,要求变更的一方主动支付另一方损失的一种情况;而索赔指的是施工单位在施工过程中,其利益受到了损害,根据签订的合同以及相关法律法规依法提出索赔,主要是施工单位主动向业主进行索赔。

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二、水利水电施工变更索赔难点分析


某水电站位于云南省,电站装机规模为1800MW,枢纽工程主要由挡水建筑物、泄洪冲沙建筑物、右岸坝后式引水发电系统及左右岸灌溉取水口等建筑物组成。其中,拦河大坝为碾压混凝土重力坝。泄洪建筑物位于主河床,由5个溢流表孔和4个泄洪中孔组成。引水建筑物布置于泄洪建筑物右侧,由坝式进水口和坝后背管组成。坝后式厂房布置在右岸台地上,包括主厂房、上下游副厂房、安装场、升压开关站、下游进厂交通廊道等;共布置5台混流式水轮发电机组,单机容量为360MW。由于种种原因,施工过程中出现了一些变更索赔项目,笔者对其申报的条件、过程中出现的问题进行相应的分析总结。

(一)合同中未对新增项目进行明确。水利水电工程项目的性质决定了其施工现场相对比较复杂,外界很多因素都有可能对施工过程产生影响,因此存在很多不确定性。如果前期没有充分考虑这些因素,那么在实际施工过程中,就可能出现一些项目并不属于合同规定的内容,对此应该视情况判断是否能够进行变更索赔。施工过程中,该水电站拌和系统所靠近的居民点属于原定移民区,因种种原因未能移民,而系统运行时产生的噪音较大,为免扰民,业主、设计、监理等现场勘查协商一致决定,拟在拌和系统靠筛分楼、场内公路Ⅰ侧设隔音墙,该项并未包含在合同文件中,因为是征地移民未完成所引起的后续增加项目,承包人以此为由对业主提出预算1651897.16元的变更索赔申请。但因合同并未明确,双方通过反复磋商才得以确定项目和金额。


(二)难以收集完整有效的资料。变更索赔通常涉及到很大的经济利益,并且一般都是增加业主的资金支出,通常都是业主不愿意承认的,所以要想业主同意施工单位的申请,就必须提供充足的依据。根据相关的法律法规和合同规定,在进行变更索赔时,必须要有完备的资料,包括设计变更通知单、重要的会议纪要、业主以及监理单位对施工单位提出的书面要求等。此外,需要准备的依据还包括施工单位根据业主和监理单位提出要求后的确认函、工程联络单以及施工现场签证单等内容。在计算工程量时,应该提供由监理单位签字承认工程数量的书面材料。可以看出,在向业主提出变更索赔时,需要准备很多的材料作为依据,并且这些依据必须要有业主或者监理的签字盖章,任何一个环节无法提供有效的支撑,都有可能导致最终的变更索赔失败。然而在实践过程中,很难按照相关的规范标准严格执行,考虑到水利水电工程项目施工过程的连续性,施工过程中有些是在得到业主或监理单位的口头认可就要进行施工调整,书面材料后续补办。这就给相关资料的收集造成了很大的不便,很多资料后续补办时困难重重。施工过程中,该水电站拌和系统因征地移民未完成等原因,导致系统变更调整,由投标时的两座拌合楼变更为三座,因此导致拌合楼安装费用增加,系统骨料罐数量调整,相应的混凝土、钢筋、预埋件等工程量都需要增加,因此产生了不小的费用,而前期各方工作并不到位,相关人员对变更索赔的意识也不到位,导致很多资料缺失或不足,在与业主进行变更索赔谈判时变得非常被动,使得后续工作的开展异常的艰难。

(三)变更索赔项目难以通过审批。根据相关规定,不论是哪种类型的变更索赔,如果想业主认可,首先就需要监理单位认可,但是监理单位只能针对变更索赔项目提出意见,而且监理单位受雇于业主,对于这种需要增加业主投资的申请要通过也是需要慎之又慎,即便是监理单位审批通过的变更索赔项目,业主在执行过程中也会想方设法的降低索赔金额,这种情况下就给施工单位造成了一定的经济损失。施工过程中,该水电站因受到当时国家政策影响,导致一段时期业主单位的资金审批困难,所有的变更索赔在那段时间都变得异常难以推动,往往在监理审核阶段进展就十分缓慢,即使通过各方协调,同意先立项,这项工作也完全无法正常开展。

03


三、水利水电工程施工中变更索赔策略分析


变更索赔牵涉到的工作比较多,必须做到细致、认真才有可能成功。不仅要对相关的政策文件、招投标文件、合同及补充文件进行深入研读,熟悉内容、解读顺序,也要充分协调相关部门,善于过程中搜集相关的支撑材料,同时还需要抓住机会,在变更索赔谈判过程中掌握应用的技巧。只有做到上述这些,才能够提升变更索赔的成功率。


(一)充分了解和掌握招投标文件以及施工合同。施工单位在与业主签订施工合同时,通常都是基于标准的合同范本,对其中的一些条款内容进行修改。业主最喜欢修改的内容就是有关变更索赔的条款,因为通过条款修改,能够进一步压缩施工单位提出变更索赔的可能,把责任与风险转嫁给对方。项目实施中,施工单位必须对招投标文件以及合同内的条款进行认真研读,掌握合同条款的边界条件,分析合同条款存在的疏漏,并基于这些向业主提出变更索赔。总而言之,熟练掌握施工合同内容是提请变更索赔的基础和前提。


(二)全程关注和跟踪变更索赔工作。由于施工变更索赔涉及到双方的经济利益,所以整个过程会相对比较复杂。有时在整个工程项目施工中都在开展变更索赔工作。因此相关部门必须时刻关注和跟踪变更索赔工作,任何阶段都应该有变更索赔的意识。只有这样才能确保变更索赔工作实现的可能。


(三)在项目内部设置变更索赔机构。由于水利水电工程项目比较复杂,会经常涉及到变更索赔工作。所以施工单位有必要在内部成立专门的变更索赔机构,该机构的责任就是专门负责对变更索赔进行过程跟踪、资料收集、相关部门协调等。部分管理人员认为变更索赔只是商务层面的工作,与施工过程无关,与施工人员无关。但实际上,变更索赔是一个系统性的工作,会牵涉到方方面面的工作。只有各部门之间通力合作、相互协调配合,才能够提升变更索赔的成功率。成立变更索赔机构的目的就在于此,通过该机构可以协调整个施工单位内部不同的部门,使得变更索赔工作效率得到提升。


(四)树立变更索赔观念。变更索赔需要很多部门提供资料和帮助,补充变更索赔的依据,才能更好的提高成功性。因此,要让所有人都了解合同的权利和责任,在更好的进行施工建设的同时,也能够更好的保障承包人的利益,要将这个观念让所有部门理解,将变更索赔和日常工作联系在一起,遇到事情就相互推诿,只能使项目无法开展变更索赔的工作,只有全员参与,才能在需要的时候提供完整的资料,为变更索赔提供基础和支持。


(五)建立并在实践中逐渐完善变更。索赔管理制度在传统的施工单位管理体系中,都会有合同部和工程部两个部门,这两个部门属于两个相互独立的部门,但都属于项目经理直接管理。项目经理通过这两个部门能够及时准确的掌握水利水电工程项目的施工进度,以及施工过程中存在的问题,并针对问题制定行之有效的措施来解决问题。在开展变更索赔工作时,都需要工程部和合同部的参与,由于这两个部门相互独立,部门之间的信息交流就可能不是非常通畅,这就会导致变更索赔数据信息更新不及时,不利于相关工作的往前推进。考虑到变更索赔是一项系统性的工作,所以要和工程项目管理进行充分结合。合同部应该和单位内其他部门进行密切沟通合作,建立并在实践中不断完善变更索赔管理制度,以制度的形式规定开展变更索赔工作时各个部门之间的沟通协调机制,确保数据信息在各部门之间的分享。基于笔者的理解和认识,施工单位不同部门之间的协调沟通方式,主要包含以下三个方面的内容。
第一,做好合同交底工作。开工前,合同部的人员必须熟练了解和掌握合同内的条款与边界。不仅如此,还需要将合同内的条款对技术人员和施工人员进行讲解,做好合同交底工作,让技术人员和施工人员也能够熟悉合同中的具体内容条款。重点是要掌握合同中规定条件,一旦施工过程中出现了施工项目或者工程量与合同规定不同时,及时与合同部沟通。
第二,各部门之间必须要将合同与技术做好对接工作。特殊情况下需要对项目中涉及到的重大技术方案进行变更时,对技术方案进行变更论证和决策的过程中,合同部必须全程跟踪参与。同时要将技术变更相关的数据资料全部送到合同部进行保存备案,同时合同部应该对业主、设计、监理三方对于方案变更的行文与会议纪要收集详尽,便于后续开展变更索赔工作。
第三,各部门之间必须要将合同与实际施工进行对比分析,做好对比台账,分析确认实际发生的施工项目、工程量与合同之间的差异与原因,为后续开展变更索赔收集基础资料。合同部的领导人员尽可能每天都组织各部门之间的协调会议,重点关注和跟踪实际施工量超过合同的部分,各部门领导要做到心中有数。开展协调会议时,业主单位以及监理单位都应该参加,分析原因并做好相应的会议纪要,施工后要及时与监理单位对相应项目和发生量进行签字确认,为后续开展变更索赔做好铺垫。


(六)有计划的开展变更索赔工作。水力水电工程项目建设过程比较复杂,整个建设周期也相对较长,所以在施工过程中会牵涉到很多的变更索赔问题,大量的工作不能等到工程彻底结束之后再一起来完成,而是要在整个施工过程中有计划的开展。如果将所有的变更索赔进行集中处理,业主单位将会看到数额巨大的回忆录,这种情况第一反应肯定是拒绝,必然会对整个变更索赔过程产生非常不利的影响。如果有计划的对变更索赔工作进行分批次处理,每次涉及到的金额通常不会非常多,也不会面临要写回忆录的状况,因此整个处理过程可能会比较顺畅。


(七)提升施工质量,为开展变更索赔。工作奠定坚实的基础进行变更索赔工作时,施工单位和业主都会站在各自的利益出发点为自己辩护,最终索赔金额的大小通常都是通过商务谈判的方式来确定。谈判过程中必然会攻击对方的弱点,如果施工单位施工得到的工程项目质量不达标,就会给业主抓住把柄,对商业谈判过程非常不利。所以在施工过程中,施工单位必须严格按照相关的规范标准,确保水利水电工程项目的施工质量,为变更索赔商务谈判打下良好的基础。


(八)采取不平衡报价方法。施工单位在投标阶段就应该充分考虑到实施过程中可能出现的变更索赔问题,采取不平衡报价的方法,合理的提高工程量可能会增加的项目单价,适当降低工程量可能会减少甚至会变更取消的项目价格。通过这样的方式,一旦工程项目中标,那么在后续施工过程中可以使得整个工程项目的报价比投标预估报价偏高。

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