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方案汇报:设计、施工单位,如何让甲方更懂你?

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把你的思想装在别人的脑袋里,让别人的money放在你的口袋里,这是世界上最难做的两件事情。对设计者而言,做一场设计方案的汇报就如同挑战这世界上最难做的事情,想让甲方愿意为你的方案、创意、故事买单,投入大量物力、人力、心力,除作品本身品质高以外,还需要有技巧正确地呈现你的作品给甲方。


把你的思想装在别人的脑袋里,让别人的money放在你的口袋里,这是世界上最难做的两件事情。对设计者而言,做一场设计方案的汇报就如同挑战这世界上最难做的事情,想让甲方愿意为你的方案、创意、故事买单,投入大量物力、人力、心力,除作品本身品质高以外,还需要有技巧正确地呈现你的作品给甲方。

设计者们应如何合理有效地做一场好的方案设计汇报,今天就从 听众、内容表达、PPT展示、基本问题的解决技巧 这四方面来做简单阐述。




了解你的听众


听众大致分为四种类型:


有权同意批准(Decision Maker) ,指的是甲方总决策人,他的决定直接影响你方案设计汇报的成功与否;


不能说Yes但能说No(Technical Advisor)的人 ,这些人专门负责挑剔方案的细节错误;


对方阵营中支持者(Inside friend) ,指那些对方案汇报持认可态度的人;


受此决策影响的人(User) ,是汇报方的成员。这些人都决定你汇报的成功与否,那如何了解这些听众。

一方面,在汇报方案前,要提前半个小时到场,此时进入场中,要对环境做整体的把控,用行动调节整个气场。注重与周边人沟通问候,关注到场人的身份和个性,和他们进行攀谈和交流,拉进彼此之间的关系,同时可以很快轻松融于环境之中。在这个过程中,可以知道听汇报的主要人物,当进行汇报时你就可以与他多形成互动。


另一方面,在汇报前等待的过程中,了解听众们和整个会场环境的格调,应随会场环境和听众的风格可以放一些相适应的音乐,通过声音等把听众们的心理和行为的节奏与频率调和在一起,达成彼此之间的共鸣。




有逻辑的表达内容


内容是汇报的核心,内容表达得清楚到位是汇报成功的关键,如果不会表达,再好的内容都打动不了人心。开始汇报的时候,如果是30分钟的汇报要有2到3分钟中的寒暄说辞,一方面拉近与听众的距离,另一方面舒缓自己紧张的情绪。


汇报过程中,一方面,内容表达要有逻辑性。普遍遵从比较简单的SCQA的汇报顺序,S表示现状、C代表冲突、Q是问题、A是解决方式。按照这样的次序,会让听众更有带入感,便于了解你讲的内容,这种表达逻辑从柴静的演讲《穹顶之下》之中可以体会到,并且做PPT的逻辑也可参照这一逻辑,之后会进一步说明。

另一方面,汇报过程中,汇报人要注意表达的细节之处。一是语音语调尽量高一些,让在场的人听清楚是第一步;二是说话要有节奏,表达要有先后,运用"首先、其次、然后、最后"这样的词,一定要连贯起来,不可说了"首先"之后就没有其他连接的词语,这样很容易表达混乱;三是不仅言语上形成沟通,眼神也要与听众交流;四是能站着汇报就不坐着,因为站着传递观点更加有力。




好的PPT是成功的一半


如果是30分钟的汇报,200多张的PPT内容怎么可以用。所以,汇报时的PPT要在有效的时间里展示完毕,字少图多,清晰直观的表达最为重要。


首先从PPT制作逻辑说起,一般同样遵循SCQA逻辑。比如一场有关豪宅设计的方案汇报,应先从地块现状描述开始,发现地块问题,这个问题的存在不能进行豪宅的设计,但是通过我的设计可以解决地块的这个问题,而这个设计就是我现在对豪宅设计的一个想法。之后再进一步阐述自己的设计方案。这个逻辑要比直接说设计方案更好,因为这遵循最为简单的道理,"你有病,我有药",方案的展示不是你设计得有多好,而是你的设计可以解决什么样的问题。



其次,介绍两种设计方案汇报的PPT风格,第一是商业风格,特点是字大醒目,给人最为直观的感受,你表达不出的,让听众可以清清楚楚地看到,这样的风格偏向于营销,应针对甲方的风格慎重使用;二是专业风格,针对每个设计院的作品呈现,用强烈的专业性风格吸引听众,展示的是汇报单位独有的风格,需要干货。而且注意一点把效果图放在最前面,呈现既专业又使得听众读懂的图。


最后,无论什么风格的PPT都要有阶段性总结,必须表达清楚,主要针对听众里的决策者,如果在汇报的过程中,决策人中途出去了,等他回来之后,可以把总结的一张展示出来,使他很快连贯起前面听到内容,对汇报者来说极为有帮助。




临场应对小技巧


商务汇报中,总会发现一些细小问题,也会有一些常规技术问题,下面针对几个具体问题具体解决。


关于开场设计怎么做比较好?

要因听众性格而定,面对不同性格的人群要运用不同的开场设计。听众的性格来分为三种:老虎型,个性直接的听众,要单刀直入开始表述;孔雀型,这样的人喜欢听故事,要娓娓道来的汇报方案;猫头鹰型的,这些人喜欢抓细节错误,汇报时注意自己细节的处理,开头小心谨慎一些。


汇报枯燥乏味,该怎么让无趣的呈现变得有趣?

基于之前你了解的听众中,找一个较为熟悉的人,先与他进行互动,告诉大家这位听众在汇报前提出过一些疑惑,或者想法等和大家进行简单分享,带动一个人进而带动所有听众。



问到没有准备的话题怎么办?

先要与提问者沟通,进一步确定这个问题到底是什么,清晰之后再回答。如回答不出的问题,不要说出"不知道"或"没有准备"的说辞,这样让听众怀疑你的专业性。可以先拖延问题,请让他允许,在汇报结束之后给他答案。之后的汇报过程中可以进一步思考问题,在场同伴要配合默契给予一定帮助,如果汇报结束依然没有想到答案,要如实告诉提问者,请他谅解,态度要诚恳。


虽然知道技巧,但还是很紧张,怎么办?

汇报之前要进行一次试汇报,尽量在相同环境,用同样的态度去做试汇报,在这个过程中可以熟悉内容和完善表达,同时找出一些问题,这个建议可以解决大部分的问题。



一场实效可行的商务呈现,一次较为完美的方案汇报都需要有呈现方式的精心策划、专业性内容的巧妙构思、PPT制作排版的优良设计,现场讲述中的机智应对等各个关节的合理把控,这些都要经过严谨的思考。做出的方案既要解决甲方的需求,又要具备除专业性以外的醒目特色,更要有自我的特点和企业的风格。


注:文章来源于 构筑空间文化传媒 ,版权归原 作者所有, 感谢作者悉心编写,如若图文资源侵犯您权益,请及时与我们联系,我们将第一时间做出处理。


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  • yj蓝天
    yj蓝天 2020年12月02日 09:35:46 2楼

    一场实效可行的商务呈现,一次较为完美的方案汇报都需要有呈现方式的精心策划、专业性内容的巧妙构思、PPT制作排版的优良设计,现场讲述中的机智应对等各个关节的合理把控,这些都要经过严谨的思考。

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